PDF letöltés

Üzleti Etikett: Az e-mail is levél (1. rész)

A 80-as, 90-es években a fax és az üzenetrögzítő számított hasznos és fontos irodai eszköznek,  ma már az üzleti életben egyértelműen az e-mail vette át a vezető szerepet.

Érdemes azonban óvatosnak lennünk!

Az e-mail is levél, sőt - jogi terminológiával élve - elektronikus dokumentum (jogok és kötelezettségek forrása lehet), bármeddig megőrizhető, sokszorosítható, lefűzhető és olykor olyan személyek is olvashatják, akiknek nem szánta... 

Ugyanakkor még mindig van néhány téma – főleg a mindennapjainkhoz tartozó események vonatkozásában - , amit ne e-mailben intézzünk: Meghívást, kondoleálást, köszönetet nem illik e-mailben intézni.

A személyességnek, illetve – illetve kézzel írott soroknak – ezekben az esetekben nem egyszerűen varázsa van, hanem tiszteletet is kifejeznek a másik iránt. (Ez természetesen nem jelneti azt, praktikus okokból, ha ezt az esemény jellege is megengedi (nem protokolláris esemény), a meghívottat, a „formális meghívást” követően ne lehetne e-mailben is értesíteni, vagy emlékeztetni.)

 

Mire figyeljünk, e-mailjeink írása során?

 

  • Az e-mail cím – az információszabadságról szóló tv alapján - amennyiben természetes személlyel kapcsolatba hozható, személyes adatnak minősül, ezért az érintett hozzájárulása nélkül nem kezelhető és nem adható ki. (Érdemes ezért vigyázni például a több (ügy)félnek körlevélként kiküldött e-maillel, nehogy a többi címzett e-mail címe látható legyen!) 
  • Az e-mailre is igaz: 
o   üzleti levelet, üzleti időben küldjünk.
o   ne küldjük olyan időpontban e-mailt senkinek, amikor nem hívnánk fel.
  • Az e-mailnek (még akkor is, ha csak kísérőlevél) követnie kell a klasszikus levélformát. (Megszólítás, mondattagolás, bekezdések, levélzáradék.)
  • Amellett, hogy az e-mailre is érvényesek a helyesírási szabályok, a hangulatjelek az üzleti levelezésnek nem részei.
  • A hivatalos levelezés során még azokkal is önöződünk, akikkel a személyes kapcsolat során tegeződünk.
  • Cég esetében érdemes, a céges arculathoz is igazodó, egységes e-mail formát kialakítani: aprofesszionális e-mail címtől, a betűtípuson át az egységes aláírásig.
  • Az e-mail tárgya legyen rövid, tömör egyértelmű (így könnyen visszakereshető) és érdemes betartani az „egy levél, egy tárgy, egy téma” elvet.
  • Noha küldőként miután elküldtük a levelet már nincs befolyásunk rá, hogy kihez jut még el a címzetten kívül, címzettként, a küldő tudta nélkül ne továbbítsuk, más számára a levelet.
  • Soha ne küldjünk el haraggal, indulatból, vagy sértődötten írt levelet. Kövessük a mondást: Aludjunk rá egyet.
  • Ma már egyre több időbeosztással foglalkozó szakember javasolja, hogy az e-mailjeinket ne irányítsuk át a telefonunkra vagy, ha így teszünk, legalább ne jelezze hangosan a telefon az új üzenet érkezését. Ezzel megzavarva a megbeszélést, vagy a koncentrálást. Ezen túl a másik fél iránti tisztelet hiányára is utalhat, különösen, ha nem tudva ellenállni  a kísértének, rá is pillanatunk a levélre.
  • Tartsuk be a 24 órás szabályt. Az üzleti életben – a másik iránti tisztelet okán is – illik 24 órán belül válaszolni az e-mailre. (Végső soron azt, hogy érdemben egy későbbi időpontban tudunk válaszolni.)


Kevesen gondolnak bele, egy céggel való személyes kapcsolatfelvétel egyik módja az e-mail, így bármilyen, az üzleti partnernek írott levél, üzleti levél is egyben: megerősítheti, javíthatja, vagy ronthatja az rólunk, illetve a cégünkről kialakult képet.

 

 

dr. Erdős Zsuzsanna

üzleti etikett tanácsadó

 

Amennyiben üzleti etikett témában konzultációra van szüksége, kérem írjon itt, vagy hívjon a +36 1486 1800 callcenter-en keresztül.