Az évtizedek alatt kialakult munkamódszerek, bár egyfajta digitalizációs folyamat már évekkel ezelőtt elindult, a járványhelyzet időszakában igen rövid idő alatt, gyökeresen megváltoztak. Ma már szinte megszűnt, hogy vaskos dossziékkal szaladunk a könyvelőirodába. A számlák nem csak az adóhatóság felé érkeznek elektronikusan, hanem a könyvelők is elektronikus levélben kapják a könyvelési anyagot.

A könyvelői szakma elképzelései szerint, a nem is olyan távoli jövő könyvelőirodája főként vállalati pénzügyi és adótanácsadói feladatokat fog végezni. Az irodák papírmentesek lesznek, ahol minden folyamat digitalizált, az ügyféltalálkozók időpontfoglaló rendszeren keresztül kerülnek egyeztetésre és természetesnek számít az online az ügyféltalálkozó. Az elvégzett feladatok átláthatók lesznek, az elszámolás pedig a végzett feladatokkal arányos.

Ma még azonban a könyvelőirodák mindent megcsinálnak, amit az ügyfél kér. Egy átlagos könyvelőiroda feladatai közé tartozik a könyvelésen felül az adótanácsadás, a munkaszerződések készítése, a munkavállalók ki- és beléptetése, szabályzatok készítése, a hiteligényléshez és pályázatok írásához szükséges adatszolgáltatás, és még folytathatnánk a sort. Az évek alatt egyre bővült az elvégzett feladatok köre, amit a könyvelők sajnos nem tudnak a könyvelési díjban érvényesíteni. Ennek következménye lett, hogy jelenleg az irodák többsége áron alul dolgozik és túlterheltséggel küzd. Olyan természetessé váltak ezek a többletfeladatok, mint az anyák által, a munka mellett végzett házimunka.

Az anyagi megbecsülés hiánya mellett állandó probléma a vállalkozók határidőkhöz való lezser hozzáállása. Jellemző, hogy a határidők előtti napokban adják csak le a könyvelési anyagot, ezzel alaposan megnehezítve a könyvelők dolgát.

A digitalizáció új lehetőségeket teremthet

A felgyorsult digitalizáció esélyt ad a könyvelőirodáknak feladataik, feltételeik és anyagi megbecsülésük újratárgyalására.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a könyvelőiroda számos feladatot automatizálhat, hatékonyabbá téve a működését. Az így felszabaduló időt és energiát más feladatokra összpontosíthatja, mint például az ellenőrzésre, tanácsadásra, kontrolling feladatokra, amelyek javíthatják a szolgáltatás minőségét.

Ehhez természetesen szükség van a könyvelőirodák működésének fejlesztésére, újjászervezésére. Mivel a digitalizáció egyébként is fejlesztésekre kényszerít, kézenfekvő egy versenyképesebb, fenntarthatóbb működés kialakítása.

Lépést kell tartani az informatikai fejlődéssel

A július 1-től kötelezővé tett online számla adatszolgáltatás katalizátorként hatott a könyvelőirodák digitalizációjára. A változásokat felgyorsítja a koronavírus hatása, amely a mindennapi életet az online térbe kényszerítette. Vállalkozások százezrei tértek át kézi számlázásról online számlázásra, sokan pedig már ma online egyeztetnek a könyvelőjükkel a koronavírus miatt.

A fejlődés iránya adott, a szakmai szervezetek szerint a könyvelőirodák többsége nyitott a változásra, a fejlesztésre. Sokan használják már a digitális rendszerek adta lehetőségeket, a támogató szoftvereket. Ma már nyilvánvaló, hogy aki nem tud lépést tartani a digitális fejlődéssel és elzárkózik mindennemű változástól, az a digitalizáció áldozatává válhat.