2016. január 1-jétől a számlázó szoftvereknek rendelkezniük kell egy adatexport funkcióval, amelynek a rendelet melléklete szerinti struktúrában kell kimentenie az adatokat.

Milyen adóalanyi kört érint?

 

-          áfakörös adóalanyokat, amelyek számlázó programot használnak

-          belföldi áfaregisztrált adóalanyokat, amelyek számlázó programot használnak – az adóalanyokat az adószám visszaadását követően megőrzési kötelezettség terheli a magyar szabályok szerint.

Egy olyan funkcióról van szó jelenleg, amely nem működik folyamatosan, hanem csak az adóhatóság kérésére kell a számlákat a megadott formátumban ennek a funkciónak a használatával kimenteni.

Az alanyi adómentes társaságokat is érintheti, ha számlázó programot használnak. Alapvetően az alanyi és tárgyi adómentes társaságokat nem érinti ez a változás, ha számviteli bizonylat kiállításával tesznek eleget kötelezettségeiknek.

Azon adóalanyi kört szintén nem érinti a változás egyelőre, amelyek számlatömböt használnak, azonban az elektronikus számlát kiállítóknak szintén rendelkezniük kell ezzel a funkcióval a számlázó programban.

A pénztárgép üzemeltetésére kötelezett adóalanyra a fenti szabályok nem vonatkoznak.

Mikortól és meddig kötelező?
A 2016. január 1. után kiállított valamennyi számla tekintetében kötelező az alkalmazás (visszamenőlegesen nem kötelező) természetesen ez nem zárja ki azt, hogy a számlázó program ezt a funkciót korábban is tartalmazta, de például más formátumban lehetséges a számlák kimentése.

Az archiválásra vonatkozóan nincs külön szabály nevesítve, így a funkciónak az adóhatósági elévülési idejéig működnie kell, a gyakorlatban nagyon sok társaság a hónap végén kimenti a számlákat xml-formátumba és letárolja.

A törvény szerint
A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM-rendelet (a továbbiakban: rendelet) 2016. január 1-jétől hatályos 11/A. §-a alapján minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval, amelynek elindításával adatexport végezhető

-          a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve

-          a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.

A rendelet 11/A. § a) és a b) pontja két egymástól független feltételt fogalmaz meg. A számlázó programnak alkalmasnak kell lennie arra, hogy az adatexportot csak az egyik vagy csak a másik szempont szerint teljesítse. Egy esetleges ellenőrzés során az adóhatóság körültekintően kérdezi le és értékeli az adatokat.

Problémák
Nehézséget jelent, hogy olyan adózói kört is érint, amely adózói kör jellemzően külföldi illetőségű, a számlák kimentése xml-formátumba pedig magyar nyelvű adatokat tartalmaz. Az xml-formátum adatainak bontása nem egyezik meg a számlázó programban foglalt adatok tagolásával, így sokszor előzetesen szükség van a számlázó program módosítására, majd ezt követően az xml-formátum tesztelésére.

A jellemzően külföldi tulajdonban lévő társaságoknak a joganyag részletes magyarázatára van szükség, amely szintén nehezíti a folyamatot, illetve a számlázó szoftverek verzióváltása is nehézséget okoz az integrált rendszerek esetén, hiszen az új rendszernél is ellenőrizni kell a törvényi megfelelőséget is.

Az xml fájl tekintetében számos tisztázatlan pont merült fel, a teljesség igénye nélkül néhány:

-          kerekítés alkalmazása – számlán való feltüntetése,

-          közterület megnevezése,

-          számlatípusok,

-          termék megnevezése (sok társaságnál egyéb nyilvántartási ok miatt ez termékkód),

-          termékdíj feltüntetése,

-          sorszám és dátum szerinti lekérdezés pontatlansága,

-          fordított áfa kezelése – „vegyes” számlák esetén is,

-          záradékok feltüntetése.

 

Fordított áfa – az adóhivatal álláspontja
Amennyiben olyan számláról kell adatot szolgáltatni, amelyen egyenes áfás és fordított áfás tétel is szerepel, úgy a fordított áfás tételre vonatkozó „fordított adózás” kifejezést a záradékok között lehet feltüntetni, azonban a záradékok az egész számlára vonatkoznak, vagyis a záradékokban szereplő adatokat nem lehet az egyes számlatételekhez kapcsolódóan külön-külön megadni, csak egyszer az egész számlához kapcsolódóan, így ez a rendeletben foglalt előírások hibája.

Környezetvédelmi termékdíj – adóhivatal álláspontja
A fentiekhez hasonlóan szintén a rendeletben foglalt egész számlára vonatkozó záradék előírásból adódik.
A problémák kiküszöbölése az adózás-informatika-számvitel teljes körű összeegyezetésével lehetséges.

 

Számlázó programok egyéb követelményei

A számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról.

A dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. A számlázó program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre. Ezt 2016. január 1-jétől módosítani szükséges.

A számlázó program funkcióinak módosítása esetén az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles gondoskodni arról, hogy a vevő, felhasználó rendelkezésére álljon a dokumentáció funkciómódosítást leíró kiegészítése, módosítása.

A számlázó programot használó adóalany a dokumentációt, valamint annak valamennyi kiegészítését, módosítását az ezen számlázó programmal kibocsátott számlában áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni. Az adóalany ezen megőrzési kötelezettségének elektronikusan is eleget tehet.

A dokumentáció tekintetében meghatározott kötelezettségek vonatkoznak a saját fejlesztésű programot használó adóalanyra is. Amennyiben a dokumentáció nem magyar, német, francia vagy angol nyelvek bármelyikén készült, annak magyar nyelven történő rendelkezésre állásáról

-          a számlázó programot értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles gondoskodni, feltéve, hogy belföldön nyilvántartásba vett adóalany,

-          egyéb esetben a számlázó programot használó adóalany köteles gondoskodni.

 

2017-től: számlázó programok online bekötése

A 2015 novemberében kelt beadvány szerint 2017-től a számlák online adóhatósághoz való bekötésének a terve született meg, hasonlóan az online pénztárgépek használatához. Az xml export funkció 2016. január 1-jei bevezetésének továbbfejlesztéseként lehet ezt tekinteni, amelyre érdemes már jó előre felkészülni a cégeknek.