A mai pályázati rendszerben nemcsak elnyerni összetett feladat egy-egy támogatást, hanem utána lehívni és elszámolni vele ugyancsak nagy kihívásokat tartogat. Ezért érdemes már a beadáskor tájékozódni, hogy pályázatírónk kellő kompetenciával rendelkezik-e a projektmenedzsment területén is.

Számos alkalommal válik el egymástól a megírt pályázat és a már megvalósítás alatt álló projekt, hiszen a bírálati időszak sokszor több hónapot, évet jelenthet. Az időközben megváltozó piaci igények gyakran új irányba terelik a projektet. Ezt az új irányt kell úgy megvalósítani, hogy közben szem előtt tartjuk a projekt célját és a vonatkozó szabályokat.

Emellett a pályázati felhívások, az útmutatók, és az egyéb megvalósítást támogató dokumentumok értelmezése is kihívást jelent a pályázók számára. Nem beszélve arról, hogy számtalan törvény, kormányhatározat és egyéb szabályozás ismerete is elengedhetetlen, ha sikeresen szeretnénk zárni egy projektet – nemcsak szakmailag, de pénzügyileg is.

Projektmenedzsment…
Önmagában is egy külön szakterület a projektmenedzsment, amely komplex gondolkodásmódot igényel, hiszen egyszerre kell érteni legalább egy kicsit a következő hivatásokhoz: cégvezető, közgazdász, jogász, mérnök, építész, építésvezető, műszaki el­len­őr, közbeszerző, fejlesztő, programozó és könyvelő. Ha pedig ez a terület párosul még európai uniós vagy akár hazai forrás felhasználásával – esetleg közbeszerzési eljárás lefolytatásával –, akkor igen összetett feladattá növi ki magát pillanatok alatt.
Egy olyan pályázati szakértő vállalkozás, amely több száz projektet kezel egyszerre – és így számos felmerülő problémával találja szembe magát –, szakmai tapasztalatai alapján rutinszerűen és gyorsan meg tudja oldani azokat. Ez a kompetencia jelenti a legnagyobb előnyt egy megbízható projektmenedzsment vállalkozás igénybevételénél.

A projektmenedzsment létjogosultsága egy pályázati életút során a következőben rejlik: míg egy jelentkező egyetlen projekt kapcsán először találkozik az adott problémával, kérdéskörrel, addig a projektmenedzser a legtöbb felmerülő kérdéssel már találkozott, tud rá megoldást keresni a korábbi tapasztalatai alapján. Emellett már eléggé ismeri a szabályozási környezetet ahhoz, hogy ne kelljen minden kérdéssel kapcsolatban előhúznia a vonatkozó jogszabályt vagy útmutatót. Egy-egy pályázó számára aránytalan nehézséget jelentene, ha mindezt magára hagyatkozva kellene megoldania és utánanézni.

…olyan, mint egy plusz munkatárs
A felkészült projektmenedzselő szervezet a pályázó számára olyan, mintha egy állandó alkalmazottat kapna annak érdekében, hogy projektjét zökkenőmentesen, az eredeti célokkal összhangban, a lehető leg­­gyorsabban valósítsa meg a legkevesebb, előre nem tervezett erőforrás bevonása mellett. A jó projektmenedzser összehangolja a feladat szereplőit, ezzel időt takarít meg a pályázónak. Folyamatosan, minden apró szakasz előtt, közben és után monitorozza a projekt előrehaladását – mind pénzügyileg, mind szakmailag. Ha pedig bármilyen apró eltérés van, azonnal képes a változásokat menedzselni, szükség esetén jelezni ezt a támogatónak a megfelelő csatornákon.

A kifizetési kérelmek és szerződésmódosítások feldolgozását követően a közreműködő szervezet szinte minden esetben kér hiánypótlást, amelynek teljesítésére igen szűkös határidők állnak rendelkezésre. A pótlások megfogalmazásai sok esetben nem egyértelműek, vagy egyeztetést igényelnek a közreműködő szervezet ügyintézőjével. Így ezekben az esetekben szintén óriási előnyt jelent a projektmenedzser segítsége, aki a felmerülő kérdéseket megfelelően tudja közölni az ügyintézővel, és a határidő betartását a feladatok kellő koordinálásával biztosítani tudja.

Manapság már egyre több pályázati felhívás teret enged a projektmenedzsment tevékenység költségeinek elszámolására, de a piaci tapasztalatok egyértelműen azt mutatja, hogy – akár betervezhető a költségvetésbe, akár nem – mindenképp jelentős megtakarítást hoz egy külsős, erre specializálódott szervezet bevonása.