A pénzkezelési szabályzat fontossága

A pénzkezelési szabályzat azért is fontos, hogy a munkavállalók tudják, mit kell követni és a munkáltató valami mentén tudjon szankcionálni, ha szükséges. A pénzkezelési szabályzatból tudja meg a pénztáros

• hogyan kell vezetnie a házipénztárat,
• hogy mennyi pénz maradhat a pénztárban,
• hogy ki vehet fel pénzt a bankból,
• hogy egy kifizetés esetén milyen engedélyekre van szükség.

Az éves beszámoló elkészítésénél is jelentősége van a pénzkezelési szabályzatnak, mert itt kerül leírásra, hogy a könyvelés milyen értékelési elvet követ, milyen szabályok alapján kell leltározni.

Egyszemélyes cégnél is fontos

A pénzkezelési szabályzatnak még egy egyszemélyes cégnél is jelentősége van, ez alapján lehet a magán- és céges vagyont különválasztani. Itt is fontos, hogy a szabályzat megfeleljen a mindenkori számviteli fegyelem és bizonylatolási elv előírásainak, mindeközben illeszkedjen a működési rendhez. Ez azt jelenti, hogy azokkal a folyamatokkal és eseményekkel kell foglalkozni benne, amelyek valóban előfordulnak a cég életében.

Kifizetés és befizetés

Ha van készpénzforgalma a cégnek, akkor rögzíteni kell azt is, hogy miként kezeli: csak kiadásokat egyenlít-e ki belőle, vagy bevétele is van készpénzben. Ha kezelnek a cégnél készpénzt, akkor le kell írni, hogy ki kezeli azt és a pénztárhelyiség pontosan hol található. Még az ügyvezetőnek sincs joga magánál tartani a vállalkozás pénzét.

Maximálisan tartható készpénz

A maximálisan tartható készpénzt is meg kell határozni, ugyanis egy sikkasztás, betörés vagy tűzeset esetén a tulajdonos fog felelni a szabályzatban meghatározott érték feletti készpénzért. A pénzkezelési szabályzathoz tartozik a bizonylatok kezelésének módja, és a gazdasági események dokumentálása is.

A bizonylatok

Bizonylatokkal kell rögzíteni a céges számláról felvett készpénzt, a kölcsönadott pénzt, annak visszafizetését, és azokat az összegeket is, amelyek értékesítésből származnak. A befizetéseket írásban kell rögzíteni, pénztárgép vagy banki bizonylat alapján.

A kifizetéseket, pontos összeggel, az ok megnevezésével, sorszámozott bizonylaton kell igazolni, amit aláír a pénz átadója és a felvevő is. Csakis akkor nem kell bizonylatot kiállítani, ha más, hitelt érdemlő módon lehet az eseményt igazolni, például egy készpénzes számlával.

Eljárási rend

A pénzkezelési szabályzat tartalmaz egy eljárási rendet, amelyben lefekteti a cég, hogy milyen rendszerességgel zárja le a kiadásokat és bevételeket, amikor a készpénzállomány is megállapításra kerül. A céges bankkártya és a bankszámla használata is szabályozásra kerül. A felelősségi körökről is dönteni kell, azaz arról, hogy a készpénzt ki használhatja, milyen feltételek között, milyen keretek között, milyen összeghatárig.