Az online számlaadat szolgáltatás 3.0 verziója számos újdonságot hozott: kiterjesztette az adatszolgáltatási kötelezettséget minden számlára, bevezetett egy mobilalkalmazással is kiállítható számlát (csak az adatokat tartalmazó, kép nélküli XML-file). Nem szembetűnő, de nagyon jelentős része a változásoknak, hogy az új verzióban sokkal részletesebben kell megindokolni az adómentességet. A hibásan kiállított számlának súlyos következményei lehetnek, így a könyvelőknek, adótanácsadóknak érdemes megtanítaniuk helyesen számlázni az ügyfeleiket. Mivel sok vállalkozónak az ilyen típusú szakmai tudás nem áll birtokában, ezért előfordulhat az is, hogy eleinte tételről tételre kell megtanítani a számlák helyes kitöltését.

Április 1-jéig mindent tudni kell

Ugyan 2021. január 1-jétől már a 3.0-ás számlaadat szolgáltatást kell alkalmazni, de április 1-jéig még haladékot kaptak a vállalkozások. Eddig az időpontig még nem bünteti a hatóság a hibákat, most lehet tehát felkészülni a rendszer éles használatára, begyakorolni az új szabályoknak megfelelő számlázást. Az viszont nem igaz, hogy a vállalkozások ráérnének a fejlesztésre, hiszen a NAV már most is ellenőrizheti a számlát befogadó, áfát levonó felet.

Az új rendszer számos, eddig kevés figyelmet kapott változást is hozott. Míg eddig elég volt, ha az áfamentes számlázásnál megadtuk, hogy alanyi vagy tárgyi mentes, ez az új verzióban sokkal nehezebb lesz. Mostantól egy NAV által meghatározott, akár nyolcjegyű kód megadásával és szövegesen is el kell magyarázni az áfamentesség indokát. Ez egyrészt a könyvelő, másrészt a hatóság számára nyújt információt arról, hogy mitől lett adómentes a számla. A könyvelőnek ugyanis másképp kell kezelnie, ha a számlakibocsátó vagy az áru / szolgáltatás miatt adómentes egy számla, netán van áfatartalma, de eltér a megszokott kulcsoktól.

Ez jellemzően a külföldi partnernek kiállított számláknál fog problémát okozni, de lehet egy-két belföldi ügylet is, amelynél érdemes a számlázás előtt végig gondolni a vonatkozó szabályokat. Ilyenek lehetnek a fordított adózású termékek és szolgáltatások, például az építőipar, vaskereskedelem, hulladékgazdálkodás.

Tételenként dönteni kell

A szöveges magyarázatot elvileg a számlakibocsátó vállalkozónak kell kitöltenie. A nagyvállalatok helyzete ebből a szempontból könnyebb, hiszen ők cikktörzsek, szállítói törzsekből dolgoznak, így plusz fejlesztéssel képesek lesznek ezek automatizálására is. A kisebb cégeknél azonban, akik nem feltétlenül működtetnek komplex vállalatirányítási rendszert, minden gazdasági eseménynél, minden tételnél döntést kell hozni a számlázáskor. Erre pedig sokan nincsenek felkészülve. Egy-egy ritkábban előforduló, bonyolultabb áfaszabályok szerint adózó gazdasági esemény helyes besorolása gondos elemzést, adószakértővel való egyeztetést igényelhet.

Ráadásul azt az adóbevalláshoz szükséges információ, hogy egy tétel melyik kategóriába esik, csak a cikknévből derül ki. Ez pedig szükségessé teheti a számlaképek lehívását, a tételes könyvelést különösen az olyan ügyfeleknél, ahol a megszokottól eltérő áfatartalmú számlák is előfordulhatnak a végzett tevékenységük alapján. A könyvelőknél problémát jelenthet az is, ha az általuk használt könyvelési programok technikailag még nem készültek fel a tételek ellenőrzésére. Új munkafolyamatokat kell kidolgozniuk az XML-ben összevont tételek kezelésére is, amelyekről szintén csak a számla képe adhat információt.

Mostantól ugyanis az ügyletek hibás áfakezelése ki fog derülni a belföldi és a hatóságok közötti nemzetközi együttműködés miatt, a határon átnyúló ügyletek esetében is, így nagy kockázatot vállal az a könyvelő, aki csak a NAV-tól letöltött adatokból dolgozik.