A cégautóadó tárgyát a gépjárműadóról szóló 1991. évi LXXXII. törvény 17/A § határozza meg, továbbá itt szerepel az is, hogy mely személygépkocsi-költségelszámolás nem cégautóadó-köteles. „Nem adóköteles az a magánszemély tulajdonában álló személygépkocsi, amelynek használatával összefüggésben a használó – költségei ellentételezésére – kizárólag az szja tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja és 25. § (2) bekezdés b) pontja szerinti költségtérítést kap...”

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban szja törvény) 7. § (1) bekezdés r) pontja alapján a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni „a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.”

A 25. § (2) bekezdése alapján pedig a nem önálló tevékenységből származó jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni azt a bevételt, amelyet a munkáltatótól a munkába járásról szóló kormányrendelet szerinti munkába járás esetén „b) költségtérítés címén (ideértve különösen a saját gépjárművel történő munkába járás költségtérítését is) közforgalmi úton mért oda-vissza távolság figyelembevételével kilométerenként 9 forint értékben kap a magánszemély.”

A következő két bekezdés szerint azonban „A (2) bekezdés b) pontjában meghatározott összeget meghaladó költségtérítés – ha a törvény másként nem rendelkezik – a magánszemély (1) bekezdés szerinti jövedelme.” „A magánszemély a munkahelye és a lakóhelye közötti útvonalra gépjárművel történő munkába járás címén költséget nem számolhat el.”

Az szja törvény szerint hivatali, üzleti utazás: „a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás – a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével –, ideértve különösen a kiküldetés (kirendelés) miatt szükséges utazást…”

A jogszabály alapján igazolás nélkül elszámolható mértéket a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) kormányrendelet határozza meg, mely szerint üzemanyag fogyasztási norma e kormányrendelet szerinti alapnorma, vagy alapnorma-átalány.

Fontos tudni, hogy az szja törvény 3. sz. melléklet IV. 1. szerint saját gépjárműnek nemcsak a magánszemély által saját tulajdonban lévő jármű minősül, hanem ezen kívül a magánszemély által zárt végű lízingbe vett jármű, illetve a házastárs tulajdonát képező vagy általa zárt végű lízingbe vett jármű is.

Összefoglalva fenti szabályokat, nem kell cégautóadót fizetni a magánszemély tulajdonában álló személygépkocsi után, mellyel kapcsolatban kizárólag kiküldetési rendelvény alapján kap költségtérítést a magánszemély és a magánszemélyt foglalkoztató szervezet a személygépkocsi után más költséget nem számol el. A magánszemélynek továbbá nem keletkezik jövedelme a kiküldetési rendelvény alapján kapott költségtérítés esetén akkor, ha a költségtérítés összege nem haladja meg a hivatali úton teljesített kilométer-távolság alapján, a kormányrendelet szerinti normával és az állami adóhatóság (NAV) által közzétett üzemanyagár figyelembevételével számított összeget, illetve a 9 Ft/km térítést. Tehát szja-levonási és -fizetési kötelezettség ebben az esetben nem merül fel.

A kiküldetési rendelvény kiállítható nyomtatványboltban beszerezhető kiküldetési rendelvény tömb alapján, számítógépes programmal, illetve kiküldetési rendelvénynek minősül az alábbiakban részletezett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezései alapján zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton kiállított bizonylat is. A kiküldetési rendelvény a szervezet számviteli politikája szerint szigorú számadású nyomtatványnak minősülhet. 

A kiküldetési rendelvényt a kiküldő (kifizető) állítja ki, két példányban. Az eredeti példány a kiküldőé, a másolati példány a kiküldött magányszemélyé. A magánszemély a rendelvényt a bizonylat megőrzésére előírt határidőig, illetve az adó megállapításához való jog elévüléséig (az adóbevallás évét követő 5. év végéig) köteles megőrizni. A kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással, sem a munkába járás dokumentálására kiállított elszámolással. Tartalmaznia kell:

– a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, 

– a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, 

– a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,

– a futásteljesítményt (megtett kilométer), 

– az utazás költségtérítését, a költségtérítések kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár).

A hivatali utazást a kiküldetést megelőzően kell elrendelni. A hivatali utazások szólhatnak több napra, irányulhatnak több helységbe, eltérő útvonalra, különösen, ha ugyanazon, vagy egymáshoz kapcsolódó feladat vagy feladatok ellátása érdekében történnek.

A kiküldő (elrendelő) aláírása hitelesíti a kiküldetés elrendelését, a kiküldetést igazoló személyé (aki lehet az elrendelővel azonos személy) igazolja a teljesítést, a kiküldötté pedig a költségtérítési összeg átvételét. A magánszemély a saját gépjármű tulajdonjogát a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel igazolja. Az igazoló szelvényt mint bizonylatot az szja törvény szabályainak megfelelően kell megőrizni.

A kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítés nem csak munkáltatók, kifizetők, hanem a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvény alapján önkéntest foglalkoztató szervezetek részére is jól alkalmazható, ha az önkéntes juttatásban nem részesül, azonban az önkéntes munkával kapcsolatos költségeinek megtérítését kérte, ugyanis ez esetben a költségtérítés nem minősül ellenértéknek, így adómentesen nyújtható.