Hogyan értelmezhető egy pdf-ben érkező számla?
Az e-mailben pdf-ként küldött bármilyen számlát – az áfatörvény alapján – akár elektronikus számlának is tekinthetnénk, de a törvény azt is kimondja, hogy ehhez a számlabefogadó belegyezése is szükséges.
A hallgatás beleegyezés – mondhatjuk, hiszen ha a számlabefogadó kifizeti a számlát, akkor azzal jelzi beleegyezését. Azonban az adóhatóságnak erről más a véleménye: lehetőleg írásban állapodjanak meg az elektronikus számlázásról.
Ha a kapott pdf-fájl kizárólag nyomtatható, és elmentése nem lehetséges, akkor az elektronikus megőrzésről nem tudunk gondoskodni, tehát nem tekinthetjük elektronikus számlának. Lényegében egy papír alapú számla képét kaptuk meg.
Akkor ahhoz, hogy ezt elektronikus számlának tekinthessük, nekünk kellene gondoskodnunk egyrészt egy olyan üzleti ellenőrzési eljárásról, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít, másrészt az elektronikus megőrzésről oly módon, hogy kizárjuk az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védjük a fájlt a törlés, megsemmisítés/megsemmisülés, sérülés, jogosulatlan hozzáférés ellen.
Ezt a digitális archiválás szabályai szerint vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy akkreditált szervezet tanúsítványával igazolt zárt rendszerrel tudnánk biztosítani. Ha ezt befogadóként a költségek és a többletadminisztráció miatt nem akarjuk vagy tudjuk vállalni, célszerű a kibocsátó felé jelezni, hogy a kapott „csupasz” pdf-fájlt elektronikus számlaként nem tudjuk elfogadni. Ilyen esetben marad az a megoldás, hogy továbbra is a papír alapú számla képének tekintjük a kérdéses dokumentumot.
Ha minősített elektronikus aláírással ellátott pdf-fájlt kaptunk, örülhetünk, hiszen a megfelelő megőrzéshez szükséges hitelesítési feladatok legfontosabb részét a kibocsátó elvégezte helyettünk, így nyugodtan tekinthetjük a számlát elektronikus számlának. Az „igazi” elektronikus számlával nincs más dolgunk, mint hogy egy biztonságos helyre lementsük, ahol bármikor megtaláljuk, és szükség esetén az adóhatóság részére át tudjuk adni.
Tekintettel arra, hogy a papír alapú számlát már régóta nem kell aláírni, megoldható, hogy a pdf-ből kinyomtatott számla tartalmilag és formailag tökéletesen megegyezzen azzal, amit egyébként postán kapnánk.
Mindenképpen célszerű tehát előzetesen írásban rögzíteni, hogy a szállító papír alapon vagy elektronikusan kíván-e felénk számlázni pdf-ben. Előbbi esetben arra kell ügyelnünk, hogy az eredetivel megegyező hiteles formában tudjuk a számlát kinyomtatni (ez sajnos nem fog menni, ha a szállító pl. ragaszkodik az aláírásához), utóbbi esetben pedig arra, hogy a számla minősített elektronikus aláírással legyen ellátva.
