Hol kell tárolni a bizonylatokat?

Ha nem az adózó székhelyén tárolják a bizonylatokat, akkor be kell jelenteni a NAV-hoz a tárolás helyét. Ha elektronikusan őrzik meg azokat, akkor ezt is jelezni kell az adóhatóság felé. Amennyiben adóellenőrzés miatt be kell mutatni a bizonylatokat, akkor három munkanapon belül kell azokat prezentálni.

Megőrzési idő

A bizonylatokat addig kell megőrizni, míg el nem évül az adó megállapításához való jog. Ez az időszak 5 évet jelent, amelyet annak az évnek az utolsó napjától kell számítani, amelyben a bevallást el kellett (volna) készíteni. Halasztott adó esetében a halasztott adó esedékességi évének utolsó napjától kell számítani az 5 évet.

Munkáltatói adómegállapítás bizonylatai

A munkáltató által megállapított adóelőleg bizonylatait is 5 évig kell megőrizni. Ha munkáltatói adómegállapítással történik a dolgozó adójának kiszámítása, akkor egy esetleges adóellenőrzés a munkáltatónál fog történni.

Ha megszűnik a vállalkozás

Ha jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet megszűnik, akkor megszűnik az adókötelezettsége is. Ebben az esetben is ellenőrizheti az adóhatóság az elévülési időn belül az adózót, tehát a cég a megszűnése esetén sem mentesül a megőrzési kötelezettség alól. Ha jogutódlással szűnik meg a vállalkozás, akkor a jogutód kötelezettsége, hogy őrizze a megszűnt jogi személy bizonylatait.

Amennyiben nincs jogutód, akkor a felszámoló vagy a végelszámoló feladata, hogy ezeket a bizonylatokat megfelelően tárolja.

Számviteli bizonylatok

A számviteli bizonylatoknál a megőrzési idő 5 helyett 8 év. Ide tartoznak azok az okmányok, amelyek egy gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztják alá. Készítheti, kiállíthatja:

• a gazdálkodó
• a gazdálkodóval kapcsolatban álló vállalkozás, magánszemély.

Az üzleti beszámolót, üzleti jelentést, leltárt, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet, analitikus és részletező nyilvántartásokat is 8 évig kell megőrizni. A megőrzésnél fontos szempont még, hogy a könyvelés feljegyzéseinek hivatkozása alapján visszakereshetőek legyenek a bizonylatok.

Meg kell őrizni a rontott példányokat is, de csak a szigorú számadású bizonylatok esetében. Az olvashatóságot, az adatok időtállóságát is biztosítani kell

…és amit sosem lehet kidobni

Azokat a bizonylatokat, amelyek a szolgálati idő megállapításához, a nyugdíj kiszámításához szükségesek, nem szabad selejtezni. Ilyenek egyes bér- vagy munkaügyi nyilvántartások.

… és néhány speciális szabály

Bizonylatok tárolása elektronikusan vagy külföldön

Ha nyilvántartásokat, bizonylatokat, könyveket online hozzáférést is biztosítva, elektronikusan őrzi meg a cég, akkor ezt be kell jelentenie a NAV részére. Ha a NAV egy ellenőrzés alkalmával kéri, akkor hozzáférést kell adni a számára, amely elektronikus letöltési lehetőséget is jelent.

A cég akár külföldön is végeztetheti a könyvelését, és így akár ott is őrizheti a bizonylatokat, de ettől függetlenül ugyanúgy 3 napon belül a NAV részére át kell adni azokat, ha kéri.

Nem kell feltétlenül a vállalkozásnak saját magának megoldania a bizonylatok megőrzését, rendszerezését, megbízhatja azzal ellenérték fejében a könyvelőjét, vagy más céget is.

Elektronikusan kiállított bizonylatok

Az ún. Archiválási rendelet (114/2007. GKM rendelet) határozza meg, hogyan kell az elektronikus formában kiállított bizonylatokat megőrizni. Az alkalmazott megőrzési módszernek biztosítania kell, hogy előállítható legyen késedelem nélkül az összes adat, folyamatosan leolvashatóak legyenek a bizonylatok, és kizárható legyen az utólagos módosítás.

Amennyiben egy új könyvelési programot állít be a vállalkozás, akkor érdemes a régi működőképességének fenntartását biztosítani addig, míg a régiben keletkezett bizonylatok megőrzési ideje le nem jár. Ha leállítja a régi programot és valamilyen adathordozóra menti a bizonylatokat, akkor azokat mindenképp az Archiválási rendeletnek megfelelően kell megőrizni, vagy elektronikus aláírással ellátva.

10 év megőrzés egyes bizonylatoknál

A távolról is nyújtható szolgáltatásokat nyújtó adózóknál 10 év megőrzési időt határoz meg az Art. A teljesítési időpontot magában foglaló év utolsó napjától számított 10 évig kell megőrizni a távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylatait.