Regisztráció az online számla rendszerben

A regisztráció az online számlaadat-szolgáltatás teljesítésének előfeltétele, így azt az első adatszolgáltatási kötele­zettség alá eső számla, számlával egy tekintet alá eső okirat

• számlázó programmal történő kiállí­tását, illetve
• nyomtatvány alkalmazásával kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatainak a felületen való rög­zítési határidejét megelőzően kell elvégezni.

Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső bizonylat hiányában nem kell re­gisztrálnia az Online Számla rendszer­ben például

• a tevékenységét szüneteltető egyéni vállalkozónak,
• az olyan egyesületnek, civilszervezetnek, amely a működése során még nem állított ki számlát, és a közeljövőben nem is fog számlát kiállítani,
• a kizárólag kompenzációs felárra jo­gosító mezőgazdasági tevékenységet végzőnek, aki az ügyleteiről a partne­reitől felvásárlói okiratot kap,
• a kizárólag olyan tárgyi adómentes (közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel) tevékenységet végzőnek, aki számviteli bizonylat kiállításával mentesül a számlaadási kötelezett­ség alól (ilyen például az adómentes banki, biztosítási, ingatlan-bérbeadási tevékenység).

 

Mennyi számlázó program, technikai felhasználó alkalmazható?

Az online számlaadat-szolgáltatás tel­jesítésének egyik feltétele, hogy az adó­alany nevében kiállított, adatszolgálta­tási kötelezettség alá eső bizonylat elő­állítására használt számlázó program rendelkezzen technikai felhasználó­val. Az adóalany a tevékenységének, működésének sajátosságait figyelembe véve maga határozza meg, hogy hány számlázó programot és milyen feltéte­lekkel használ, továbbá az adóalany döntési körébe tartozik annak meg­határozása is, hogy az alkalmazott számlázó program(ok)hoz hány tech­nikai felhasználót rendel. Így például:

Ha az adóalany több telephelyén állít elő számlaadat-szolgáltatási kötele­zettség alá eső bizonylatot számlázó programmal, akkor valamennyi te­lephelyén használhatja ugyanazt a technikai felhasználót, de ha el sze­retné különíteni a különböző telep­helyekről származó bizonylatadato­kat, akkor használhat telephelyen­ként eltérő technikai felhasználót is. Ha az eltérő telephelyeken ugyanazt a számlázó programot használja, a prog­ram fejlesztőjével kell tisztáznia, hogy a program alkalmas-e több technikai felhasználó kezelésére.

Nincs akadálya, hogy az adóalany két technikai felhasználót hozzon létre, és az egyikkel a NAV Online Szám­lázó programját, a másikkal a saját számlázó programját használja.

Ha az adóalany számlaadási kötele­zettséggel járó tevékenysége mellett olyan tárgyi adómentes tevékenysé­get is végez, amely tekintetében szám­viteli bizonylat kiállításával mente­sül a számlaadási kötelezettség alól, nincs akadálya annak, hogy a két te­vékenységére két programot alkalmaz­zon, és csak a számlaadási kötelezett­séggel járó tevékenységhez használt számlázó programjához rendeljen tech­nikai felhasználót.

 

Csak az áfaalany vevő adószámát kötelező feltüntetni a számlán

A számlázási szabályok változása mi­att 2020. július 1-jétől a belföldön telje­sített ügyletről kibocsátott számlán fel kell tüntetni a terméket beszerző, szol­gáltatást igénybe vevő áfaalany adószá­mának első 8 számjegyét, vagyis a ve­vői adószámot.

Erre azonban csak akkor van szükség, ha áfaalany szerzi be a terméket vagy veszi igénybe az adott szolgáltatást. To­vábbra is kibocsátható tehát számla ve­vői adószám nélkül, ha a terméket be­szerző, szolgáltatást igénybe vevő nem áfaalany, hanem például gazdasági te­vékenységet nem végző belföldi vagy külföldi magánszemély, nemzetközi szervezet, esetleg fegyveres testület vagy diplomáciai szervezet.

Ha a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő – szóban vagy írásban – úgy nyilatkozik, hogy nincs adószáma, vagy az ügyletben nem áfaalanyként jár el, és ezért a számlázáshoz nem ad meg adószámot, akkor a számlának nem kell vevői adószámot tartalmaznia.

 

Egy ügyletről egyféle bizonylat

Fő szabály szerint az adóalanynak a ter­mékértékesítésről, szolgáltatásról szám­lát kell kibocsátania. Annak az adóalany­nak, amely jogszabály alapján mentesül a számlakibocsátás alól, nyugtát kell ad­nia. Külön rendeletben meghatározott feltételek mellett a nyugtaadást pénz­tárgéppel kell teljesíteni.

Tehát egy ügyletről egyféle bizony­latot – számlát vagy nyugtát – kell ki­bocsátani.

Ha az adózó továbbra is állít ki pénz­tárgépes nyugtát a számlával bizonyla­tolt ügylet ellenértékéről, akkor az ér­tékesítés adatai az online számlaadat-szolgáltatás és az online pénztárgép út­ján is megérkeznek a NAV-hoz. A dupla bizonylatolásból adódó dupla adatszol­gáltatás és az abból esetlegesen követ­kező ellenőrzés elkerülésére célszerű megszüntetni ezt a gyakorlatot. A NAV azt ajánlja, hogy a számlával bizonyla­tolt ügylet ellenértékéről az online pénz­tárgéppel már ne állítsanak ki nyugtát!

Arra továbbra is van lehetőség, hogy az adóalany a számlával bizonylatolt ügylet ellenértékeként átvett pénzt a pénztár­géphez rendelve tárolja például pénztár­fiókban, pénztárcában. Erről pénzmoz­gás- (pénztári befizetési) bizonylatot kell kiállítani a pénztárgéppel.

 

Adatszolgáltatási kötelezettség alá esik-e bizonylat?

Ha a termék vevője, szolgáltatás igénybe vevője belföldön nyilván­tartásba vett adóalany, akkor az adó­száma első nyolc számjegyét kötelező szerepeltetni a számlán. Amennyiben az adóalany a számlát szabályszerűen állítja ki, akkor a számlaadat-szolgál­tatási kötelezettség alá eső számlá­ján a vevő adószáma kitöltött.

De! Nem mentesül a számlaadat-szolgáltatási kötelezettség alól az adóalany abban az esetben sem, ha a számláján nem szerepelteti a belföldi áfaalany vevő adószá­mát. Vagyis a bel­földi adóalany részére belföldön tel­jesített ügyletről kibocsátott számla akkor is adatszolgáltatási kötelezett­ség alá esik, ha azon a vevő adószáma nem szerepel. [Áfa tv. 169. § d) pont dc) alpontja, 10. számú mellékleté­nek 1. pontja.]

A kötelezően adóköteles ingatlan bérbeadások körébe tartozó kereskedelmi szálláshely szolgáltatásról az igénybe vevő adóalany részére kibocsátott számla bizonylat is a számlaadat-szolgáltatási kötelezettség alá esik. E kötelezettség alól nem lehet mente­sülni azáltal, hogy az adóalany sze­repelteti a számláját a PTGSZLAH nyomtatványon. Az említett nyom­tatványon nem szerepeltetendő olyan számla, amelyet adóalany részére bo­csátottak ki, mivel ilyen esetben a pénztárgéphasználati kötelezettséget eredményező tevékenységet folytató adóalany nem pénztárgépes nyugta helyett, hanem azért bocsát ki szám­lát, mert azt jogszabály kötelezően előírja. [Áfa tv. 86. § (2) bekezdés a) pontja, 159. §-a, 10. számú mellék­letének 1. pontja.]

Ugyanakkor például az adómentes ingatlan-bérbeadásról elégséges a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírásainak megfelelő számviteli bizonylatot kibocsátani. Nem esik számlaadat-szolgáltatási kötelezettség alá az adómentes ingat­lan-bérbeadásról kiállított számviteli bizonylat még akkor sem, ha annak kiállításához az adóalany számlázóprogramot vagy nyomdai úton előál­lított számlatömböt használ. Nincs akadálya ugyanakkor annak, hogy az adóalany erről a szolgáltatásáról olyan számviteli bizonylatot bocsás­son ki, amely maradéktalanul meg­felel az Áfa tv. – valamint a felhatal­mazása alapján kiadott, a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításá­ról, valamint az elektronikus formá­ban megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM-rendelet – számlára vonat­kozó rendelkezéseinek, és az így ki­állított/kibocsátott számláról szám­laadat-szolgáltatást teljesítsen. [Áfa tv. 86. § (1) bekezdés l) pontja, 165. § (1) bekezdés a) pontja, 10. számú mellékletének 1. pontja]

 

Téves számla, módosító számla

A 2020. július 1. előtt kibocsátott számla érvénytelesítése, módosítása az alábbiak szerint történhet:

• a módosító bizonylat rögzítéséhez az „Előzmény nélküli módosító számla rögzítést”,
• az érvénytelenítő bizonylat rögzítéséhez az „Előzmény nélküli ér­vénytelenítő számla rögzítést”

kell ki­választani az Online Számla rendszer „Számlaadat-rögzítés” menüjén belül, az „Egyszerűsített rögzítés” kiválasz­tását követően megjelenő, „Forrás ki­választása” című adatlapon.

Számlatömb alkalmazásával kiál­lított számla téves rögzítése esetén az adatszolgáltatási hiba javításához először technikai érvénytelenítést kell végezni, majd a számla adatait újra rögzíteni kell, figyelve az adatrögzí­tés helyességére és pontosságára.

A technikai érvénytelenítéshez a „Szám-lák” menüben a „Kimenő számlák” menüpontban meg kell keresni annak a számlának az adatait, amelyikről a hibás tartalmú adatszolgáltatás tör­tént. Ezután a számla adatait tartal­mazó sor végén (a „Műveletek” fejléc alatt) lévő három pontból álló ikonra kattintva választható ki a technikai ér­vénytelenítés. A megjelenő „Techni­kai érvénytelenítés” űrlap kitöltésével (érvénytelenítés kódja, érvénytelení­tés oka kitöltésével) kezdődik meg a technikai érvénytelenítés folyamata. A technikai érvénytelenítés elvégzé­séhez elsődleges felhasználó jóváha­gyása szükséges. Az elsődleges fel­használó a jóváhagyást a „Nyilatko­zatok” menüpontnál az „Adatszol­gáltatás érvénytelenítése” sorra kat­tintva az „Érvénytelenítés elfogadása” gombbal adhatja meg. A technikai ér­vénytelenítés után a számla adatait újra rögzíteni lehet.

Amennyiben kézi számla kerül kiállítása, úgy az abban szereplő valamennyi tételsor adatait szerepeltetni kell az adatszolgáltatásban, mivel az adatszolgáltatási kötelezett­ség a számla Áfa tv. szerinti adattar­talmáról teljesítendő.