Az adatfájl szerkezetét egy, a NAV által közzétett, összességében 2000 soros xsd séma definíció határozza meg.

Így például az xsd séma tartalmazza a pénzügyi képviselő címadatának szerkezetét is. Azonban az xsd sorok közül sokra egy-egy számla esetében nem lesz szükség. Az adóügyi képviselő ilyen szempontból jó példa, hiszen ez az adat csak abban az esetben szükséges, ha a cég ténylegesen rendelkezik adóügyi képviselővel. 

Minek kell szerepelnie a beküldendő XML fájlban?

A beküldendő XML fájlnak csak az áfatörvény által előírt, a számlán kötelezően szerepeltetendő adatokat kell tartalmaznia, illetve azon technikai adatokat, melyet az xsd séma meghatároz, mint például a számla típusa, számlasorok sorszáma. Más adatok jelentése nem kötelező, azonban önkéntes jelleggel más adatok is jelenthetők. 

A számla kötelező elemeinek felsorolását az Áfa törvény 169. §-a (illetve a kapcsolódó paragrafusok) tartalmazzák. Egyes adatoknak - például a számlakibocsátás napjának - kötelező jelleggel, minden esetben szerepelnie kell a számlán, míg más adatokat csak bizonyos esetekben kell feltüntetni (így például a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezésnek csak a XIII/A fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás esetén kell szerepelnie a számlán).

Utóbbiak közé tartozik a vevő adószámának feltüntetése is, melyet 100 ezer forintot áfa-tartalmat elérő vagy meghaladó esetben kötelező feltüntetni, míg az összeghatárt el nem érő számlák esetében ezen adat megadása önkéntesen megadható, de nem kötelezően feltüntetendő.   

A részletekre is érdemes figyelmet fordítani

Jó példa lehet erre az Áfa törvény 169. § g) pontjában meghatározott, a 163. § (1) bekezdés a) és b) pontjában említett időpont szerepeltetése a számlán, amennyiben ez a kibocsátás napjától eltér. Az Áfa törvényt tanulmányozva látható, hogy a 163. § (1) bekezdés a) és b) pontja értelmében ez a teljesítés időpontja vagy az adó megállapításának időpontja. 

A következő lépés az adó megállapításának időpontja és a számla kibocsátásának időpontja közti különbség megértése. Az adó megállapításának időpontjára vonatkozó magyar szabályok igen összetettek, és a számlázni kívánt konkrét tranzakció jellegétől függnek. Eltérő szabályok vonatkoznak az adó megállapításának időpontjára a normál teljesítés, a részteljesítés, az időszakos teljesítés és az előre fizetés esetén. Ismernie kell a vonatkozó áfa-szabályokat és a tranzakció jellegét ahhoz, hogy a szabályokból a megfelelő következtetést tudja levonni a dátum helyes beállításához az XML fájlra vonatkozóan. 

A kérdést tovább bonyolítja, hogy vannak olyan adatok is, melyeknek a számlán más adótörvények vagy nem adózási vonatkozású törvények alapján kell szerepelnie. Például a továbbszámlázott szolgáltatások esetén szerepelnie kell a számlán a "közvetített szolgáltatás" kifejezésnek. Ezt a kötelezettséget a helyi adókról szóló törvény részletezi, nem az áfatörvény.