Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 159. § alapján az adóalany köteles – ha a törvény másként nem rendelkezik – az általa adóalanyi minőségében belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére – ha az az adóalanytól eltérő más személy vagy szervezet – számla kibocsátásáról gondoskodni.

Az adóalany köteles számla kibocsátásáról gondoskodni abban az esetben is, ha

– részére egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet;
– részére nem adóalany személy, szervezet előleget fizet, és annak összege eléri, vagy meghaladja a 900 000 forintnak megfelelő pénzösszeget, illetőleg abban az esetben, ha a nem adóalany személy, szervezet kéri a számla kibocsátását;
– belföldön kívül, a Közösség területén teljesít termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást, feltéve, hogy az adott ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye belföldön van, gazdasági célú letelepedési hely hiányában pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön és az adófizetésre kötelezett személy a termék beszerzője vagy a szolgáltatás igénybevevője;
– belföldön kívül harmadik államban teljesít termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást, feltéve, hogy az adott ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye belföldön van, gazdasági célú letelepedési hely hiányában pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön.

Az Áfa tv. a számla kötelező adattartalmát határozza meg, vagyis azokat az adatokat, amelyeket az Áfa tv. előírásainak való megfelelés érdekében a számlának kötelezően tartalmaznia kell. A számlán ezeken a kötelező adatokon kívül – akár más jogszabályból fakadó kötelezettség, akár a felek megállapodása, illetve a számla kibocsátójának döntése alapján – bármely más adat is szerepeltethető.

Kötelező adattartalom:

Alapvető adatok:

– számla sorszáma, 
– számla kelte,
– teljesítés időpontja (ha az a számla keltétől eltér),
– a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának:

• neve
• címe
• adószáma,

– a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének:

• neve
• címe,

– az értékesített termék, nyújtott szolgáltatás:

• megnevezése
• mennyisége (ha az természetes mértékegységben kifejezhető)
• adó nélküli egységára
• alkalmazott árengedmény (ha azt az egységár nem tartalmazza),

– az adó alapja,
– az adó mértéke,
– az áthárított általános forgalmi adó összege forintban, abban az esetben is, ha az ellenérték külföldi pénznemben kifejezett (kivéve az Áfa tv. 165/A. § alá tartozó adóalanyok),
– adómentesség esetén hivatkozás az Áfa tv. vagy a HÉA irányelv (az Európai Unió Tanácsának 2006/112/EK irányelve a közös hozzáadott-értékadó rendszerről) vonatkozó rendelkezéseire, vagy bármely más, egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól,

Az alábbi adatok feltüntetése szintén kötelező a számlán, de csak azokban az esetekben, ha az adott ügylet, összeghatár, adózási vagy elszámolási mód miatt az adott ügyletre, vagy az adott adóalanyra vonatkozik.

Speciális előírásokhoz kapcsolódó adatok:

– a belföldi termékbeszerző/szolgáltatást igénybevevő adószáma fordított adózás esetén,
– a belföldi termékbeszerző/szolgáltatást igénybevevő adószáma, vagy adószámának első nyolc számjegye, ha az áthárított adó összege eléri, vagy meghaladja a 100 ezer forintot,
– a közösségen belüli másik tagállambeli termékbeszerző/szolgáltatást igénybevevő közösségi adószáma adómentes Közösségen belüli termékértékesítés, vagy olyan, más tagállamban teljesített termékértékesítés, vagy szolgáltatásnyújtás esetén, amely után adófizetésre a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett,
– külföldi pénznemben kifejezett adóalap esetén az adó forintban történő meghatározásához alkalmazott árfolyam,
– „fordított adózás” kifejezés, amennyiben adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett,
– „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, ha a számlát terméket értékesítő/szolgáltatást nyújtó adóalany az Áfa tv. XIII/A fejezete alapján a pénzforgalmi elszámolást választotta,
– „különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek”, vagy „különbözet szerinti szabályozás – műalkotások”, vagy „különbözet szerinti szabályozás – gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a tevékenységnek megfelelő kifejezés feltüntetése, amennyiben az adózó a használt ingóságokra, műalkotásokra, gyűjteménydarabokra, régiségekre az Áfa tv. XVI. fejezete alapján a különbözet szerinti adózást választotta,
– „különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák” kifejezés, ha az adóalany az Áfa tv. XV. fejezetében meghatározott különös szabályok szerinti utazásszervezési szolgáltatást nyújt,
– „önszámlázás” kifejezés, ha meghatalmazottként a számla kiállítója a terméket beszerző/szolgáltatást igénybevevő,
– új közlekedési eszköz Közösségen belüli adómentes értékesítése esetében az Áfa tv-ben előírt, az új közlekedési eszközre vonatkozó adatok, 
– pénzügyi képviselő alkalmazása esetén a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.

Az Áfa tv. 177. § szerint: „Törvény a számla adattartalmára további rendelkezéseket is megállapíthat”. Az Áfa tv. előírásain túl létezik számos jogszabály, mely további, a számlán kötelezően feltüntetendő adatot írhat elő. Ezek szintén az adott ügylettől vagy az adott adóalany jogállásától függenek. 

Egyéb jogszabály alapján kötelezően feltüntetendő adat:

– amennyiben a számla számviteli teljesítése eltér az Áfa tv. szerinti teljesítés időpontjától (mely kötelező adatként feltüntetésre került a számlán), annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell, vagyis a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka,
– „kisadózó” kifejezés, amennyiben a számla kiállítója a kisadózó vállalkozások tételes adója (kata) adónem alá tartozik,
– „egyéni vállalkozó” kifejezés vagy „e.v.” rövidítés megjelölése és az egyéni vállalkozó nyilvántartási száma – amennyiben a számla kiállítója egyéni vállalkozó,
– közvetített szolgáltatás esetén a közvetítés ténye, vagyis az, hogy az adóalany nemcsak a saját, hanem az általa vásárolt szolgáltatást is értékesíti változatlan formában, de nem feltétlenül változatlan áron, egyértelműen megállapítható kell legyen,
– a reklámadó alanya a reklám közzétételének ellenértékéről szóló számlán (vagy más okiraton például szerződésben) nyilatkozik,
– a környezetvédelmi termékdíjfizetésére kötelezett vállalkozás továbbá fel kell tüntesse a 343/2011. (XII. 29.) Korm. r. 7. §-ában, illetve a 2011.évi LXXXV. törvény 13. §-ban meghatározottakat.

Kötelezően feltüntetendő adatot ír elő továbbá a jövedéki adóról szóló 2016.évi LXVIII. törvény, az egységes közszolgáltatói számlaképről szóló 2013.évi CLXXXVIII. törvény és a népegészségügyi termékadóról szóló 2011.évi CIII. törvény is.

További, nem kötelező, feltüntethető adat:

– az adóalany választása szerint az általa értékesített termék vámtarifaszáma, az általa nyújtott szolgáltatás SZJ száma, TESZOR szám, 
– számla fizetési határideje, 
– fizetési mód, 
– aláírás.

Számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az elektronikus számlákra – azok adattartamát illetően – a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak, ugyanakkor az elektronikus számlák eredetének hitelességét, az adattartalma sértetlenségét és az olvashatóságát biztosítani kell.
Az Áfa tv. az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként a számlabefogadó beleegyezését is előírja, illetve figyelemmel kell lenni a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet előírásaira is.

Egyszerűsített adattartamú számla

Vannak esetek, amikor lehetőség van egyszerűsített adattartamú számla kiállítására (Áfa tv. 176. §).

Az egyszerűsített adattartamú számlán kötelezően feltüntetendő adatok köre az általános előírásoktól a következőkben ismertetettek szerint tér el:

– az adó alapja és adó nélküli egységára helyett az ellenérték adót is tartalmazó összege szerepel, 
– áthárított adó helyett a benne foglalt adó mértéke a feltüntetendő, 
– áthárított adó összege nem szerepelhet a számlán.