A  társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997.évi LXXXI. törvény (Tny.) változása egyebek mellett a foglalkoztató (ideértve az egyéni vállalkozót, mezőgazdasági őstermelőt, illetve az 1997.évi LXXX. törvény (Tbj.) 56/A szakasza szerinti munkavállalót is,  nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettségét is érintik.

A Tny. új – december 23-ától hatályos – 99/A paragrafusa értelmében  az előzőekben felsorolt társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások az általuk foglalkoztatott biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. (Például egy 16 éves diák munkavállaló esetében előreláthatóan minimálisan ez 54 évet jelent.)

A nyilvántartásra kötelezett munkáltató jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a fent nevezett munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. A bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselőjének, illetve a felszámolónak, végelszámolónak kötelező a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatot szolgáltatnia, ha arra korábban nem került sor.

Az új előírás az állami nyugdíjbiztosítás rendszerének azon régi dilemmáját hivatott feloldani, miszerint a munkaadó (volt munkaadó) a megállapító szerv felhívására köteles (az általános elévülési időt jóval meghaladó korábbi időszakról is) a nyugellátás megállapításhoz adatot szolgáltatni (korábbi adatszolgáltatását pótolni, esetleg kijavítani), miközben nem létezett arra vonatkozóan egyértelmű előírás, hogy az ezt megalapozó okmányokat kötelező öt, illetve nyolc éven túl is megőrizni.  

Egyébként a munkaügyi iratok megőrzésének kötelezettségéről más – a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995.évi LXVI. törvény – jogszabály is rendelkezik, ám e szabály be nem tartásának az eddigi tapasztalatok alapján nem volt szankciója. Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy ha az adatszolgáltatásra felszólított vállalkozás úgy nyilatkozik, hogy az adott irattal már nem rendelkezik, következménnyel nem kell számolnia. Ellenben, ha figyelmen kívül hagyja a kérést, és semmilyen együttműködést nem mutat, bírsággal sújtható.

Ezen az ellentmondásos helyzeten hivatott tehát változtatni az új előírás, amely ténylegesen csak öt év múlva jelent többletfeladatot egy élő, működő cégnek, hiszen a jelenlegi dolgozóival kapcsolatos okmányokat ez ideig egyébként is meg kellene őriznie. Ugyanakkor, ha a cég jogutód nélkül megszűnik, az iratok őrzésének helyét a végelszámolónak vagy a felszámolónak be kell jelentenie a nyugdíjbiztosítási szervnek, illetve köteles teljesíteni az elmaradt adatszolgáltatást.

Az új előírás alapján azonban továbbra sem lehet számon kérni a 2018. december 23. előtt „eltűnt” öt évnél régebbi iratanyagot.

Azonban érdemes hangsúlyozni, hogy a nyugdíjbiztosítás nem öncélúan kéri a kérdéses adatokat a volt munkaadótól, hanem a (volt) munkavállaló ellátásának jogszerű és pontos megállapítása érdekében. Például egy 20 évvel ezelőtti helytelen dátummal bejelentett jogviszony megszűnése pontos időpontjának tisztázása – amihez feltétlenül szükségesek az egykori munkaügyi iratok – adott esetben nyugdíjjogosultságot jelent az igénylő (volt munkatárs) számára.