PDF letöltés

Miért előnyös a bérszámfejtés kiszervezése

Gyakori eset, hogy a cégek olyan tevékenységek vagy szolgáltatások elvégzését bízzák külső vállalkozásra, amelyeket általában maguk is el tudnának végezni, de valamilyen okból előnyösebb, amikor ezt külső szereplőre bízzák. Ezt, a külső források igénybevételét szokták idegen szóval Outsourcing tevékenységnek hívni, ami az “Outside Resource Using” kifejezés rövidítése.

Az outsourcing lényege

Az Outsourcing az a speciális folyamat, amiben egy vállalat az addig szokásosan maga által végzett egy vagy több tevékenységét kiadja egy, az adott tevékenységre szakosodott más cégnek, amit így innen kezdve díjazásért ez a másik vállalkozás lát el.

A kiszervező cég így a fő tevékenységére tud koncentrálni. Sikeres outsourcing esetén a tevékenységet átadó és az azt átvállaló cég egyaránt profitál az átszervezésből. Az outsourcingot először azokon a területeken (pl. takarítás, biztonsági szolgálat, étkeztetés) alkalmazták, amelyek kívül estek a vállalatok fő tevékenységi körén.

 

Milyen tevékenységeket szervezhetünk ki vállalkozáson kívülre?

Szinte nincs korlátja annak, hogy milyen tevékenységek szervezhetők ki, de jellemzőek ezek: bérszámfejtés, könyvelés, postázás vagy más adminisztráció, emberi erőforrás kezelés, marketing, IT munkák. Azok a vállalatok, melyek kiszerveznek néhány tevékenységet, több szempontot is figyelembe vesznek, hogy eldöntsék minek van értelme és mit előnyös kiszervezni.

Okok lehetnek a kiszervezésre például

  • Magas törvény-ismereti elvárások, szakmai hozzáértés
  • Törvényi előírások
  • Költségek csökkentése
  • Okok az anyavállalat oldaláról (például létszámstop vagy létszám korlát)
  • Hatékonyság növelése
  • Speciális tevékenység (a tevékenység elhanyagolható a fő tevékenységhez képest)
  • Pénzügyi okok

A leggyakrabban kiszervezett tevékenység a bérszámfejtés és a könyvelés, hiszen ezek a funkciók meglehetősen kényesek a törvények, jogszabályok precíz ismeretére, ami azt jelenti, hogy nem feltétlen olcsó szakképzett munkaerő foglalkoztatása ezek ellátásához. Továbbá jelentős költségeket generál a megfelelő számítástechnikai, hardveres és szoftveres (bérprogram) igény, sőt a költségekhez kell még számítani a legfrissebb törvény-adatbázisokat és a bérszámfejtők, könyvelők továbbképzéseit is.

 

A teljesség igénye nélkül nézzünk pár fontos okot arra, miért érdemes egy cégnek a bérszámfejtését kiszerveznie: 

1. Költségek csökkentése

Magyarországon jellemző, hogy egy-egy területet különösen sok törvény együttesen szabályoz. Így a bérszámfejtés és TB-elszámolás tartalmát és menetét is, ezért a bérszámfejtés szakembereket igényel, akinek a szaktudását meg kell fizetni. További költségek a jogtárak és továbbképzések, bérprogram ára, szoftverfrissítés díja, melyeket a bérszámfejtés kiszervezésével megspórolhat egy cég.

2. Felelősség és bírságok csökkentése

A valamire való bérszámfejtést végző cégek átvállalják a hibák következtében felmerülő esetleges bírságokat. Ez nagy különbség ahhoz képest, amikor a cég saját bérszámfejtője követ el akkora hibát, hogy azért a NAV vagy más hatóság büntetést ró ki a vállalatra. Tehát nem csak a bérszámfejtés kerül kihelyezésre, de az azzal kapcsolatos kockázat is, hogy valamit nem jól számfejtenek vagy valamit (például adóbevallás) elmulasztanak, késnek vele.

3. Munkaigényes szolgáltatások, adminisztráció

Melyik cégnek kedvence a KSH-nak való adatszolgáltatás vagy más olyan adminisztratív teher, amire nincsen a cégben külön dolgozó, de el kell végezni. Az outsourcing-nak az is előnye, hogy a kiszervezési szerződésbe az ilyen munkák is belefoglalhatók.

4. Bérszámfejtés időben elvégezve

A bérszámfejtéshez szükséges adatok begyűjtése, feldolgozása, adatrögzítése – különösen nagy vállalatok esetében – sok időt igénybe vehet. Egy kis létszámú bérszámfejtő részleg ezért minden hónapban magában rejtené a bérszámfejtés késésének lehetőségét, márpedig alig van valami, ami jobban bosszantaná a munkavállalókat, mint amikor nem kapják meg időben a munkabérüket. A külső outsourcing cég köteles időben elvégezni a bérszámfejtést és a TB-elszámolást.

5. Szaktudás, gyakorlat, helyettesíthetőség

Egy bérszámfejtő cégben olyan bérszámfejtők dolgoznak, akik nem csak magas szinten ismerik szakmájuk szabályait és naprakészek a bérszámfejtés és a TB-elszámolás legfrissebb törvényeit illetően is, de mivel általában több cég bérszámfejtését is végzik, ezért tapasztalatuk van olyan különleges bérszámfejtési helyzetek megoldásában is, amilyenekről egy olyan bérszámfejtőnek, aki csak egy cég speciális foglalkozási körű dolgozóinak bérelszámolását végzi, ritkán van ismerete.

Nem könnyű helyettesíteni egy bérszámfejtőt, amikor egy cégben alig van bérszámfejtő, így nehéz vagy drága helyzetbe hozhatja a vállalatot a bérszámfejtő szabadsága vagy betegszabadsága idején. Különösen nehéz és kellemetlen helyzet elé állíthatja a céget, amely saját bérszámfejtést üzemeltet, ha felmond egy vagy több bérszámfejtője, mert egyrészt nehéz gyorsan pótolni, ráadásul a távozó magával vihet olyan szakmai tudást is, amit a több éves munkavégzés során, mint olyan specialitást szerzett meg, ami kifejezetten az adott cégre vonatkozik – ez pedig nem lesz átadva az új bérszámfejtőnek.