Kiküldetési költségek elszámolása

Számos vállalkozásnál a tevékenysége jellegéből adódóan napi szinten merülnek fel kiküldetési költségek. Fontos tisztában lenni azzal, hogy ezek a költségek mikor számolhatóak el és milyen mértékben, valamint mikor merülhet fel adókötelezettség e költségek vonatkozásában?

A belföldi kiküldetés költségtérítés — étkezés

437/2015 Korm. rendelet alapján a 6 órát elérő vagy meghaladó távollét esetén lehetőség van kiküldetési költség elszámolására. A belföldi kiküldetési költségtérítés kétféle módon adható:

1. A munkáltató fizethet 500 Ft/nap költségátalányt, mely magánszemélyek összevont jövedelmeként adózik, személyi jövedelemadót és járulékokat kell vonni belőle, vagy

2. a munkavállaló a cég nevére szóló számlát hoz az étkezésről, ez utóbbi viszont egyes meghatározott juttatásnak minősül, mely alapként szolgál 15 % szja és 2019-től 19,5 % szociális hozzájárulási adó megfizetésére, mely azonban a vállalkozást terheli (SZJA tv. 70 § egyes meghatározott juttatás az étkezésről és vendéglátásról).

A munkáltató azt is megteheti, hogy az 500 Ft-os napi díjat is kifizeti, illetve a hozott számlát is rendezi. Az 500 Ft átalány elszámolása kötelező, a számlára kért étkezés kifizetése viszont csak lehetősége a munkaadónak.

A külföldi kiküldetés költségtérítés — étkezés

285/2011 Korm. rendelet szerint a külföldi kiküldetés esetében nem kötelező a minimum díjazás, ez a munkaadó döntése (azonban fontos a munkavállalói érdekek szem előtt tartása ). A rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségeket részletezi.

A külföldi kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Külföldi utazás esetében az országhatár átlépése mérvadó, repülő vagy hajó igénybe vételekor indulás: a jármű indulását megelőző egy óra, érkezés: a megérkezést követő 1 óra. A kiküldetés időtartalmát el kell osztani 24-gyel ezek a teljes napok, illetve ha a maradék idő eléri a 8 órát az is egy napnak számít a kiküldetés szempontjából.

Az SZJA tv. 3. számú melléklete II. 7. b) szerint a napidíj 30 %-a, de max. 15 EUR adómentesen adható.

Például:

1. Maximális kihasználtság, ha 50 EUR a napidíj, ebből 15 EUR igazolás nélkül elszámolható költség, 35 EUR után pedig adózni kell.

2. Ha 60 EUR napidíj, akkor 15 EUR adómentesen, 45 EUR adózva adható.

3. Ha 30 EUR napidíj, akkor 9 EUR adómentesen, 21 EUR adózás után adható.

Ha például hétfőn 8:00-kor indult a munkavállaló és kedden délben hazaér, akkor a külföldi kiküldetés időtartama 28 óra. Ez egy napnak felel meg, egyszer vehető figyelembe a max. 15 EUR adómentes rész. (Adhat két napra is a munkáltató napidíjat, de csak egyszer lehet a 15 EUR-t figyelembe venni). Ha hétfőn 8:00-kor indul és kedden 17:00-kor érkezik, akkor 33 óra telik el (24+8+1) így a napidíj adómentes része kétszer vehető figyelembe.

A külföldi napidíj adózandó része egyes meghatározott juttatásként adózik, azaz az adóalap 1,18-szorosa után 15% SZJA és 19,5 szociális hozzájárulási adó terheli a céget.

Kiküldetés költségtérítés — utazás, szállás

Az utazást, szállást nem terheli adófizetési kötelezettség. Azonban ha a kapcsolódó bizonylat a magánszemély nevére szól, vagy nincs rajta név, akkor költségtérítésnek számít a számla kifizetése a munkavállalónak, és az a dolgozó SZJA köteles bevételének számít.

Szállás esetében fejtörést okozhat, ha a szálláshoz reggelit is kap a munkavállaló. Ilyenkor két eset lehetséges: amennyiben kötelezően benne van a szolgáltatásban az étkezés, vagyis a reggeli a szálláshoz jár, akkor nem kell adózni utána. Viszont, ha külön van bontva a szállástól pl. külön soron szerepel a számlán, hogy mennyi az étkezés, akkor az étel egyes meghatározott juttatásnak minősül.

  • tömegközlekedés: Cég nevére szóló számlát szükséges kérni, azonban ebben az egy esetben utazási jegy alapján is elszámolható, a jegy bizonylatnak minősül. Utóbbi esetben igazolni kell minimum egy feljegyzéssel, hogy nem magáncélú volt az utazás.
  • céges autó:Minden céges autóval kapcsolatos költségről cég névre szóló számla szükséges az elszámolhatósághoz (a parkolásról is).
  • saját gépjármű: Saját / házastárs tulajdonában / közeli hozzátartozó: egyenesági rokon, testvér tulajdonában lévő autó esetében adható gépkocsi költségtérítés. A tulajdonjogot törzskönyvvel kell igazolni, lízing esetében szerződéssel .

A gépkocsi költségtérítéshez kiküldetési rendelvényt szükséges készíteni (az SZJA tv. 3 § (86) meghatározza a kiküldetési rendelvény tartalmi elemeit ).  A rendelvényt összevontan is el lehet készíteni egy adott időszakra, pl. egy hónapra. Fontos viszont, hogy ha útnyilvántartás készül kiküldetési rendelvény helyett, akkor cégautóadó fizetési kötelezettség keletkezik.

A kiküldetési rendelvény esetében a munkáltatónak fizetnie kell az üzemanyagot: futásteljesítmény*NAV által közzétett üzemanyag ár* norma fogyasztás, és ezen felül max. 15 Ft adható km-enként adómentesen, ez utóbbi azonban nem kötelező (SZJA tv 3 sz. melléklet 6. pont). A 15 Ft/km feletti rész jogviszonyos magánszemély bevételnek számít.

  • nem saját tulajdonú gépjármű: Csak útnyilvántartás lehet a bizonylat, kiküldetési rendelvény nem. A jármű tulajdonosa cégautóadót fizet, pl. kölcsönadó barát, élettárs.
     A futásteljesítmény*norma*üzemanyag ár kifizethető ebben az esetben is, de 15 Ft/km már adómentesen nem adható.

 

Szechenyi_Logo    vosz-logo-szines-feher-hatter-1 1.[1]