Az automata berendezések üzemeltetésének ellenőrzésekor a NAV ellenőrei többször tapasztalták, hogy a regisztrációs számot nem helyezték el az üzemeltetők a berendezéseken. Ugyanis a regisztrációs számot az automata kezelőszervei mellett, jól olvashatóan, óvva a környezeti hatásoktól, egyértelműen azonosítható formában célszerű elhelyezni. Az üzemeltetés ideje alatt az automata regisztrációs számának folyamatosan látszódnia kell és ha a felirat megrongálódik, azt haladéktalanul pótolni kell.
Amennyiben nincs jól olvasható regisztrációs szám az automatán a természetes személy üzemeltető kétszázezer forintig, a nem természetes személy üzemeltető pedig ötszázezer forintig terjedő mulasztási bírsággal szankcionálható.

Az automata berendezést üzemeltető adózó köteles az állami adó- és vámhatósághoz elektronikus úton bejelenteni a kezelőszemélyzet nélküli automata berendezés üzemeltetését. A bejelentés teljesítésére a NAV az AVTOMATA elnevezésű adatlapot rendszeresítette.

A NAV az adózó bejelentése alapján automata berendezésenként egyedi regisztrációs számot állapít meg, amit elektronikusan küld a bejelentő elektronikus tárhelyére. A regisztrációs szám egy kilenc karakterből álló egyedi azonosító, aminek első karaktere „U” betű, az utána következő nyolc karakter pedig számjegy (pl.: U12345678). Az üzemeltető köteles a regisztrációs számot az automata berendezésen jól láthatóan feltüntetni.
A bejelentett automaták regisztrációs számát és üzemeltetési helyét bárki ellenőrizheti a NAV erre szolgáló adatbázisában az adóhatóság honlapján.