A megőrzés helye

Ha nem az adózó székhelyén tárolják a bizonylatokat, akkor be kell jelenteni a NAV-hoz a tárolás helyét. Ha elektronikusan őrzik meg azokat, akkor ezt is jelezni kell az adóhatóság felé. Amennyiben adóellenőrzés miatt be kell mutatni a bizonylatokat, akkor három munkanapon belül kell azokat prezentálni.

Megőrzési idő

A bizonylatokat addig kell megőrizni, míg el nem évül az adó megállapításához való jog. Ez az időszak 5 évet jelent, amelyet annak az évnek az utolsó napjától kell számítani, amelyben a bevallást el kellett (volna) készíteni. Halasztott adó esetében a halasztott adó esedékességi évének utolsó napjától kell számítani az 5 évet.

A munkáltató által megállapított adóelőleg bizonylatait is 5 évig kell megőrizni. Ha munkáltatói adómegállapítással történik a dolgozó adójának kiszámítása, akkor egy esetleges adóellenőrzés a munkáltatónál fog történni.

Ha megszűnik a vállalkozás

Ha jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet megszűnik, akkor megszűnik az adókötelezettsége is. Ebben az esetben is ellenőrizheti az adóhatóság az elévülési időn belül az adózót, tehát a cég a megszűnése esetén sem mentesül a megőrzési kötelezettség alól. Ha jogutódlással szűnik meg a vállalkozás, akkor a jogutód kötelezettsége, hogy őrizze a megszűnt jogi személy bizonylatait.

Amennyiben nincs jogutód, akkor a felszámoló vagy a végelszámoló feladata, hogy ezeket a bizonylatokat megfelelően tárolja.

Számviteli bizonylatok

A számviteli bizonylatoknál a megőrzési idő 5 helyett 8 év. Ide tartoznak azok az okmányok, amelyek egy gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztják alá. Készítheti, kiállíthatja:

• a gazdálkodó
• a gazdálkodóval kapcsolatban álló vállalkozás, magánszemély.

Az üzleti beszámolót, üzleti jelentést, leltárt, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet, analitikus és részletező nyilvántartásokat is 8 évig kell megőrizni. A megőrzésnél fontos szempont még, hogy a könyvelés feljegyzéseinek hivatkozása alapján visszakereshetőek legyenek a bizonylatok.

Meg kell őrizni a rontott példányokat is, de csak a szigorú számadású bizonylatok esetében. Az olvashatóságot, az adatok időtállóságát is biztosítani kell

…és amit sosem lehet kidobni

Azokat a bizonylatokat, amelyek a szolgálati idő megállapításához, a nyugdíj kiszámításához szükségesek, nem szabad selejtezni. Ilyenek egyes bér- vagy munkaügyi nyilvántartások.