A közösségi adószámok érvényességéről kétféle módon lehet meggyőződni: egyrészt az Európai Bizottság honlapján, valamint megerősítés kérhető a NAV Központi Kapcsolattartó Irodájától is.

1. Közösségi adószámok érvényességének lekérdezése az Európai Bizottság honlapján

A közösségi adószámok érvényességét az  adóhatóság  előtt igazolható módon ellenőrizheti az Európai Bizottság internetes honlapján (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/), ha a lekérdezéskor megadja saját közösségi adószámát. 
Ebben az esetben a megerősítés eredményekor egy egyedi hivatkozási számot kap, mely alapján a kezdeményezett lekérdezést az adóhatóság – érvényes közösségi adószám megerősítése esetén – azonosítani tudja. Az adóhatóság előtt történő igazolás céljából ezért feltétlenül fontos, hogy az egyedi hivatkozási számot tartalmazó lekérdezés eredményét irataiban megőrizze. Amennyiben a lekérdezett tagállami közösségi adószámhoz név- és címadat is megjelenik, úgy a megjelenített adatok pontosságának megerősítése céljából Önnek nem kell az adóhatósághoz sem fordulnia. Jelenleg Ausztria, Belgium, Bulgária, Ciprus, Csehország, Dánia, Egyesült Királyság, Észtország, Finnország, Horvátország, Írország, Lengyelország, Lettország, Litvánia, Magyarország, Málta, Portugália, Románia, Svédország, Szlovákia és Szlovénia azok a tagállamok, amelyek érvényes közösségi adószám esetén megjelenítik az adóalany nevét és címét is.

2. Közösségi adószámok érvényességének megerősítése az adóhatóság által

Az EK tagállamában illetőséggel bíró adóalany közösségi adószáma érvényességének, illetve azonosító adatai pontosságának megerősítését az EK-en belüli termékértékesítésben és szolgáltatásnyújtásban részt vevő személyek kérhetik, tehát azon adózók, akik rendelkeznek érvényes magyar közösségi adószámmal.

A közösségi adószámok érvényességének és azonosító adatok pontosságának megerősítése a NAV Központi Kapcsolattartó Irodájától (továbbiakban: adóhatóság) kérhető telefonon, faxon, levélben és elektronikus levélben az alábbi elérhetőségeken.

A 06-80-20-21-22-es telefonszámon történő érdeklődés esetén csak a közösségi adószám érvényességének megerősítése kérhető (hétfőtől csütörtökig 8:30-16:00 óráig, pénteken 8:30-13:30 óráig). A faxon (06-1-428-5424), levélben (1054 Budapest, Széchenyi u. 2., levélcím: 1373 Budapest, Pf.: 561.) vagy a clo@nav.gov.hu e-mail címen írásban benyújtott kérelem esetén a közösségi adószám érvényességén túl lehetőség van a közölt név és/vagy címadat pontosságának egyeztetésére is. 

Adatmegerősítés és igazolás az adóhatóságtól

Kizárólag az ügyfélrendelkezésére álló közösségi adószám érvényességének, illetve az azonosító adatok – név és cím – pontosságának megerősítésére van lehetőség. A helyes adatok megszerzése érdekében tehát először az ügyfélnek kell a kapcsolatot üzletfelével felvennie, csak ezt követően fordulhat az adóhatósághoz az adatok ellenőrzése tekintetében. Az ügyfélnek mind a közösségi adószámok, mind pedig az azonosító adatok tekintetében lehetősége van az éppen aktuális, valamint valamely korábbi időpontra vonatkozó helytállóságot tisztázni. Ez utóbbi esetben az ügyfélnek az időpontot (nyomtatványban a „kereskedés időpontját”) pontosan (év, hónap, nap) meg kell jelölnie. Egyszerre több adóalanyra vonatkozóan is kérhető megerősítés.

Az ügyfélnek a rendelkezésére álló közösségi adószámot mindig, így azonosító adatok pontosságának egyeztetése esetén is meg kell adnia. Minden esetben a teljes közösségi adószámot közölni kell, a tagállamot azonosító kódot és az azt követő számjegyeket és/vagy betűket is. Az adóhatóság kizárólag név és címadat pontosságát nem tudja megerősíteni, az EK tagállamában illetőséggel bíró adóalany azonosításához minden esetben szükség van a közösségi adószám megadására.

Írásbeli kérelem formai kötöttség nélkül is benyújtható, de az erre rendszeresített formanyomtatvány is használható. Amennyiben formanyomtatványt használ, azt a kitöltési útmutatónak megfelelően kell kitölteni és az alábbi adatokat minden esetben fel kell tüntetni:

• a kérelmező neve, címe
• a kérelmező képviselőjének neve
• a kérelmező közösségi adószáma /adószáma
• a megerősíteni kívánt, az EK valamely tagállamában nyilvántartásba vett adózó közösségi adószáma
• a megadott közösségi adószámhoz tartozó, ismert azonosító adatok (az adatokat a lehető legpontosabban kell megadni)
• amennyiben nem az aktuális, hanem valamely korábbi időpontra vonatkozóan kívánja az adatok érvényességét tisztázni, úgy a kereskedés dátuma (év, hónap, nap)
• képviseletre jogosult személy aláírása, dátum

 A tájékoztatás a külföldi közösségi adószámok esetében a külföldi adóhatóság lekérdezés napján közzétett adatbázisán alapul.

Az adóhatóság az írásban előterjesztett kérelemre a közölt adatokkal kapcsolatos lekérdezések eredményéről igazolást állít ki.

Telefonon érdeklődő ügyfelek esetén az igazolás kiállítása nem automatikus, arra az adózó kérésének megfelelően kerül sor, és kézbesítése az adózó adóhatósághoz bejelentett lakóhely/székhelycímére postai úton történik.

Az írásbeli igazolásokat az adóhatóság a kérelem előterjesztésétől számított 8 munkanapon belül küldi meg az ügyfél részére levél, fax, elektronikus levél útján.

Az igazolás csupán azt tanúsítja, hogy az ügyfél kezdeményezte tagállami üzletfele közösségi adószáma érvényességének megerősítését, valamint a közösségi adószámmal azonosított üzleti partnere azonosító adataira vonatkozó, az ügyfél rendelkezésére álló információ pontosságának igazolását. A kiállított igazolás tehát nem minősül hatósági igazolásnak, így az természetesen illetékmentes.