Elektronikus bizonylattárolás

A mai digitalizált világban egyre több cég dönt úgy, hogy a számviteli bizonylatait elektronikus formában kívánja tárolni. Felmerül a kérdés, milyen szabályok vonatkoznak, hogyan szabályos a bizonylatok ebben a formában történő megőrzése.

A Számviteli törvény rendelkezései szerint

Az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, úgy, hogy a tárolás biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, a folyamatos leolvashatóságát és semmiképp ne tegye lehetővé az utólagos módosítást.

Ha a kiállított bizonylat eredetileg nem elektronikus formában történt, akkor is teljesíthető a megőrzés elektronikus másolattal, amennyiben a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát és nem teszi lehetővé az utólagos módosítást.

A digitális archiválás szabályairól szóló rendelet szerint, illetve a Számviteli Törvény alapján a kontírozási információkat úgy kell hozzárendelni fizikailag és logikailag a bizonylathoz, hogy az egyértelmű, elválaszthatatlan és utólag nem módosítható legyen.

Az Art. előírásai alapján

Az Art. alapján a megőrzési kötelezettség az irat eredeti példányára vonatkozik, illetve ha ezt nem zárja ki jogszabály, akkor eredeti példány hiányában az elektronikus úton előállított hiteles másolatra. Amennyiben nem írja elő az eredeti példány megőrzését jogszabály, az adóigazgatási eljárás során a NAV sem kérheti azt.

Az Áfa-törvény előírása

Az Áfa-törvény alapján minden áfaalanynak meg kell őriznie a birtokában lévő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig. A megőrzés a papíralapú bizonylat elektronikus formában történő megőrzésével is teljesíthető.

Mindezen jogszabályok alapján kiolvasható, hogy megőrizhetőek a bizonylatok elektronikus formában, de a szkennelés módszere nem elegendő megfelelési forma. Ugyanis a hiteles elektronikus dokumentum követelményei az alábbiak:

  • képi vagy tartalmi megfelelés
  • elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátása
  • másolatkészítéssel megbízott személyek körének belső szabályzatba foglalása
  • másolatkészítő rendszer dokumentációja (megállapítható legyen belőle a jogszabályi követelmények teljesülése)
  • másolatkészítési szabályzat, amely tartalmazza a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, és a kapcsolódó felelősségi kérdéseket
  • fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus aláírást kell elhelyezni a másolaton, amely révén az utólagos módosítás érzékelhető.
Szechenyi_Logo    vosz-logo-szines-feher-hatter-1 1.[1]