Miért kell a cégkapu 

Kezdjük az alapoknál. A cégkapu nem más, mint a gazdálkodó szervezetek számára biztosított hivatalos tárhely, amely 2018. január 1-jétől a hivatalos szervekkel, hatóságokkal, szolgáltatókkal történő elektronikus ügyintézésre, kapcsolattartásra szolgál.

Csak néhány lehetőséget kiemelve, a gazdálkodó szervezetek jövő évtől a cégkapun keresztül az önkormányzatokkal, közüzemi szolgáltatókkal, bíróságokkal, a NAV-val, további államigazgatási szervezetekkel is elektronikus úton tudnak ügyet intézni, hivatalos dokumentumokat küldeni, fogadni. Lényegesen egyszerűsödik majd az ügyintézés, továbbá a hivatalos dokumentumok ellenőrizhetően követhetőek lesznek. Nem vitás további lényeges lépést fogunk tenni az elektronikus ügyintézés irányában, hiszen már több mint 10 éve működik az ügyfélkapu rendszere a magánszemélyeknek.

Kiknek kell használni a cégkaput

A gazdálkodó szervezetek számára 2018. január 1-jétől jogszabály teszi kötelezővé a cégkapun keresztüli elektronikus ügyintézést, ezért 2017. augusztus 30-ig, de legkésőbb december 31-ig regisztrálniuk kell a cégkapura. Gazdálkodó szervezet alatt nem csak a gazdasági társaságokat kell értenünk, hanem a polgári perrendtartásról szóló törvényben nevesített további szervezeteket is, többek között az egyesület, egyesülés, szövetkezet, ügyvédi és közjegyzői iroda, alapítvány, társulat, de még a külföldi vállalatok fióktelepe is ide tartozik. 

Az egyéni vállalkozók azonban továbbra is az ügyfélkapu-szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra, ebből adódóan a regisztrációs kötelezettség ezt a kört nem érinti.

A cégkapu regisztrációval tesz eleget a gazdálkodó szervezet az elektronikus ügyintézésről szóló törvényi kötelezettségének, amely szerint az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét (cégkaput) bejelentse.

Érdemes odafigyelni a regisztrációnál

Regisztrálni csak a gazdálkodó szervezet olyan képviseletre jogosult tagja tud, aki rendelkezik a magánszemélyek elektronikus ügyintézésére szolgáló ügyfélkapus hozzáféréssel, vagy elektronikus személyazonosító igazolvánnyal. Ha nincs ilyen képviselő, akkor az ügyfélkapus regisztrációt az okmányirodában vagy kormányablakban időpont foglalással, személyesen kell elvégezni.

Ugyanakkor az erre adott meghatalmazással, továbbá a szervezet hatósági nyilvántartásában való szereplését igazoló okiratokkal és ügyfélkapuval rendelkező személy – tehát akár a cég könyvelője vagy adótanácsadója is– el tudja végezni a szervezet helyett a cégkapu-regisztrációt! Ehhez csatolni kell a képviseletet igazoló okiratokat, magának a szervezetnek a hatósági nyilvántartásban való szereplését igazoló okiratokat, és büntetőjogi felelősség tudatában nyilatkozni kell, hogy a csatolmányok valósak.

Ezzel a lehetőséggel hidalható át például a külföldi cégképviselők esetén a külföldi magánszemély magyar ügyfélkapujának hiánya, melyhez az alábbi dokumentumokat kell feltölteni a rendszerbe:

• a regisztrációt végrehajtó ügyfélkapuval rendelkező természetes személy (pl. könyvelő, tanácsadó) számára a külföldi ügyvezető által kiállított meghatalmazást,
• a külföldi ügyvezető természetes személyi azonosító adatait tartalmazó személyazonosság igazolására alkalmas okmány másolatát (pl. útlevél, személyazonosító),
• az érintett cég cégkivonatát,
• a képviseletére jogosult személy, vagyis az ügyvezető aláírás-mintáját vagy aláírási címpéldányát.

 

A cégkapunál különböző szerepkörök vannak, amit már a regisztrációnál érdemes figyelembe venni! 

1. Van maga cégképviselő, aki elvégzi a regisztrációt (képviseletre jogosult, neki a szerepköre akár ebben ki is merül). 
2. Kiválasztandó egy személy, aki kezeli magát a cégkaput és az azzal összefüggő jogosultságokat, ő a cégkapumegbízott – ez lesz a legfontosabb operatív szerepkör. 
3. Emellett megnevezendők azon személyek, akik cégkapus ügyintézőként tudnak majd a jövőben dokumentumokat küldeni, fogadni (természetesen ez nagyobb cégeknél lesz érdekes, ahol számos területet érinteni fog az új cégkapus ügyintézés).

A regisztrációnál már meg kell adni a cégkapu megbízott személyét, ezért a szerepkör jellegére tekintettel érdemes körültekintően eljárni, hogy ki legyen a cégkapu megbízott. 

A cégkapus jövő

A regisztrációval a bejelentési kötelezettség teljesítésén túl vagyunk, de maga a cégkapu még nem működik. Belépni még nem tudunk, még ne várjuk tehát a cégkapus felhasználónevet, jelszót! A regisztrációval a rendelkezési nyilvántartásba történő bejelentési kötelezettségünknek teszünk eleget. 

A jövőben nagy valószínűséggel már nem egy magánszemély ügyfélkapuján, hanem a cégkapun keresztül fog történni a szervezet nevében a NAV felé a bevallásbenyújtás, az elektronikus kommunikáció. Ugyanígy nem egy magánszemély e-mail címére, hanem a cégkapus e-mail címre, illetve ha az állandó meghatalmazott egy könyvelő cég,  akkor annak cégkapus e-mail címére fognak érkezni a NAV-dokumentumok is. A későbbiekben pedig az államigazgatás más területei is csatlakozni fognak ehhez a platformhoz a különböző cégügyekben.