PDF letöltés

Az elektronikus ügyintézés idei tapasztalatai

2018. január 1-jétől a közigazgatásban általánosan kötelezővé vált az elektronikus ügyintézés, már nem csak az adóhatóság, hanem az önkormányzatok előtt is. Fontos, hogy ugyanettől az időponttól a gazdasági társaságok számára általánosan kötelező a Cégkapu használata. A januártól bevezetett elektronikus kommunikációról egyre több a tapasztalat, az új rendszer még sok buktatót hordoz magában, ezért érdemes nagyobb figyelmet fordítani az e-ügyintézésre.

Az elektronikus ügyintézés kötelezettsége minden gazdálkodó szervezetre (pl. Kft., Bt., Zrt.) és egyéni vállalkozóra, sőt az adóköteles tevékenységet végző természetes személyekre is kiterjed. Kivételt képeznek a lakásszövetkezetek, valamint az adószámmal nem rendelkező egyesületek, alapítványok.

Az, hogy immár nem csak a NAV, hanem az önkormányzatok előtt is elektronikusan kell eljárni azt jelenti, hogy a helyi adó bevallásokat elméletben nem fogadhatják be az önkormányzatok papír alapon. Ha az önkormányzat nem alakított ki külön elektronikus felületet/nyomtatványt, akkor az e-papír szolgáltatás használatával kell a bevallást benyújtani.

Az e-irat benyújtása

Főszabályként – az elintézendő ügytől függően – a nyilatkozatokat a megfelelő formanyomtatvány használatával tudjuk benyújtani az ÁNYK alkalmazás segítségével, a szokott módon. Olyan esetben, amikor nem került kialakításra formanyomtatvány, a már említett e-papír felületen tudjuk ezt megtenni, formai kötöttség nélkül (pl. igazolási kérelem).

Adóhatósági iratok kézbesítése

A vállalkozások esetén a korábbi Ügyfélkapu (új nevén: KÜNY) helyébe a Cégkapu lép, a gazdasági társaságok tehát elméletileg ezentúl kizárólag a Cégkapun keresztül kommunikálhatnak a hatóságokkal. Gyakorlatilag viszont a NAV a főszabálytól eltérve ez év végéig lehetőséget ad a vállalkozásoknak az Ügyfélkapun keresztüli kapcsolattartásra. Figyeljünk azonban arra, hogy az adóhatóság Cégkapuról benyújtott dokumentum (pl. bevallás, nyilatkozat), vagy kifejezett rendelkezés hiányában továbbra is a törvényes képviselő ügyfélkapu-tárhelyére küldi meg a hivatalos iratokat, nem pedig a Cégkapura. Előfordulhat tehát, hogy a cégvezetők (és meghatalmazottak) a frissen regisztrált Cégkaput figyelik az ügyfélkapu helyett, és így nem szereznek tudomást egy megindult adóhatósági ellenőrzésről.

Arra is figyelni kell, hogy ha több ügyvezetője van a cégnek, (pl. egy önálló és két együttes cégjegyzési joggal rendelkező) akkor a NAV ellenkező rendelkezés hiányában kizárólag az önálló cégjegyzési joggal rendelkező képviselőnek küldi meg az elektronikus iratokat.

 

Állandó meghatalmazottak bejelentése

Az állandó meghatalmazottak bejelentése egy jó megoldás lehet azoknak a cégvezetőknek, akik nem akarják/tudják napi szinten a tárhelyükre érkező dokumentumokat figyelemmel kísérni. A NAV-nak ugyanis főszabály szerint az állandó meghatalmazottnak is meg kell küldenie az iratokat, így egy munkavállalónak vagy adószakértőnek adott állandó meghatalmazás garanciát jelenthet arra, hogy mindig időben értesülünk az adóhatóság leveleiről.

Az egyszerű megvalósításnak azonban akadálya, hogy a NAV az állandó meghatalmazott bejelentésére szolgáló „EGYKE” nyomtatványhoz elektronikusan hitelesített és a vállalkozás törvényes képviselőjének elektronikus aláírásával ellátott meghatalmazás csatolását várja el. Ezzel kapcsolatban a NAV nemrég tett közzé egy tájékoztatót, amiben az adóhatóság gyakorlatilag azt javasolja, hogy az általa üzemeltetett e-bev felületen jelentsük be az állandó meghatalmazottat, ugyanis ebben az esetben nem szükséges elektronikusan hitelesíteni a meghatalmazást, hanem elegendő szkennelt formában feltölteni azt. Fontos, hogy ilyenkor a meghatalmazottnak el is kell fogadnia a meghatalmazást az e-bev felületre való belépést követően, ugyanis az csak így válik érvényessé.

És ha mégis papír alapon adunk be bevallást, nyilatkozatot?

Ha az elektronikus ügyintézésre kötelezett mégis papír alapon nyújtja be nyilatkozatát, (pl. bevallását) nem csak a NAV, hanem adott esetben az önkormányzat is a törvény adta lehetőségénél fogva figyelmen kívül hagyhatja azt. Ugyanis a jogszabály szerint az elektronikus út helyett papíron beadott nyilatkozat hatálytalan, vagyis olyan, mintha be sem adták volna.

Döcögősebb az áttérés a tapasztalatok szerint az önkormányzatoknál, kormányhivataloknál, ahol még gyakran előfordul, hogy a hivatalos irat először papíron kerül kiküldésre, s csak  egy-két hét múlva érkezik az „elektronikus változat”.

A vállalkozásoknak jó tanács, hogy nem érdemes halogatni, mihamarabb át kell térni az e-ügyintézére, hiszen az év végéig még megfelelően el lehet sajátítani a Cégkapus ügyintézés fortélyait.