A kutatás-fejlesztés (k+f) közvetlen költsége adóalap-csökkentő tétel a társasági adóban (a társasági és osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény 7. § (1) t) pontja alapján). A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) adóellenőrzéseinek megállapításai szerint jellemzően nem a helytelen költségelszámolásból, inkább a tevékenységek téves k+f minősítése miatt adódnak problémák a vizsgált vállalkozásoknál.

Az adóalap-csökkentés érvényesítéséhez szét kell választani a k+f közvetlen és közvetett (általános) költségeit. Az adóhatóság tapasztalatai szerint azok az adózók, amelyek élnek ezzel a lehetőséggel, megfelelő szakmai háttérrel és kellő információkkal rendelkeznek. K+f tevékenységüket az elvárt módon dokumentálják, elkülönített számviteli nyilvántartást vezetnek, szükség esetén pedig kérik a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalától (SZTNH) az adott kutatás-fejlesztés minősítését.

Szétválasztás a gyakorlatban

Az ellenőrzési tapasztalatok szerint az adózók k+f tevékenységei projektek formában valósulnak meg. A felmerült költségeket az adózók – közvetlen és közvetett költségre megbontva – a projektszámokon mutatják ki, a társaságiadó-alapot pedig a közvetlen költségekkel csökkentik. A bérköltség és az egyéb személyi jellegű ráfordítások, a gépek bérleti díja stb. terén az adózók általában a tényleges időráfordítás alapján, projektenként számolják el a közvetlen költségeket.

Ennek során több allokációs kulcsot használnak, amiket egyes esetekben külön szabályzatban is rögzítenek.

Személyi jellegű ráfordítások (ez a leggyakrabban használt felosztási mód): a k+f tevékenységhez kapcsolódó munkaóra-ráfordítás szorozva a kutatási tevékenységben közvetlenül résztvevők (fejlesztő asszisztens, fejlesztő mérnök) éves átlagos órabérével.

Értékcsökkenési leírás: a kutatás-fejlesztés eszközeinek értékcsökkenési leírása is közvetlen költség. Amennyiben ugyanazon eszköz több kutatási témához is használható, akkor az értékcsökkenési leírást a vállalkozás által választott mutatók, jellemzők segítségével kell megosztani az egyes témák között. Ilyen mutató lehet például a témák negyedéves órajelentésében szereplő munkaóra-ráfordításainak és az összes ledolgozott munkaóra viszonyított aránya (adott téma súlya).

Közvetlenül egy adott témához kapcsolódó költségek: ezeket a tételeket a beérkezett számlák, illetve a társegységek feladásai alapján utalványozzák a kutatás-fejlesztéshez közvetlenül kapcsolódó témákra, mint például:

– szakértői díjak,
– felhasznált vásárolt anyagok (bekerülési értéken),
– igénybe vett külső szolgáltatások (mérések, minősítések, szállítások),
– a saját előállítású félkész- és késztermékek értéke előállítási közvetlen önköltségen,
– a kutatás-fejlesztési témára utalványozott, a társüzemek által végzett szolgáltatások közvetlen költségenszámított értéke,
– a kutatás-fejlesztés tárgyát képező kis értékű eszköz bekerülési értéken,
– eszköz bérleti díja.

Egyéb költségek elszámolása: az adott k+f tevékenységnek minősített témára fordított munkaóra és a k+f szervezet összes ledolgozott munkaórájának arányában.

Külső szervezettől megrendelt k+f tevékenység költsége: az adózó által saját célra végeztetett kutatás, illetve kísérleti fejlesztés tárgyévi számlázott költségein belül szerződésenként kell nyilvántartani a társaságiadó-törvény által definiált szervezetektől igénybe vett kutatás, kísérleti fejlesztés számlázott költségeit. A kötelezettség csökkentésére abban az üzleti évben van lehetőség, amelyben a költségelszámolás felmerült.

Harmadik féltől, kapcsolt vállalkozástól igénybe vett k+f szolgáltatások díja: az anyacég a k+f költségeket csoportszintű költségmegosztási szerződés alapján számlázza ki az egyes tagvállalatoknak. Az átterhelt költségek között közvetlen (fizetés, fejlesztési költségek) és közvetett költségek (értékcsökkenés, képzés, megosztott költség) is szerepelnek.

Az összevont költségek megosztása attól függ, hogy a termékfejlesztési, terméktervezési osztály dolgozói az összes ügyfélre (tagvállalatra) összesen jutó időhöz képest mennyi időt fordítanak az adott ügyféllel kapcsolatos ügyintézésre.

Az egyes projektekkel kapcsolatban felmerült költségek nyilvántartását az anyavállalat végzi, amit az adózó (tagvállalat) rendelkezésére bocsát. Minden egyes projektre vonatkozóan – projektszámonként azonosítva – nyilvántartja az azzal kapcsolatban felmerült költségeket fajtánként (bérköltség, anyagköltség, közvetett felosztott költségek stb.). Az egyes projektekre az azokban végzett munkaóra alapján számolja el a fejlesztést végzők munkabérét és elhanyagolható összegben a felhasznált anyagok költségét.

Nyilvántartás és dokumentáció

Az adóhatóság ellenőrzési tapasztalatai szerint helyes a vállalkozások gyakorlata, a k+f tevékenységhez felmerült közvetlen költségeket a főkönyvi könyvelésükben költségnemenként külön munkaszámra gyűjtve mutatják ki.

A revízió és az adózók álláspontja között néhány esetben előforduló eltérés az általános költségek közé sorolt úgynevezett igazgatási költségek közvetlen költségként való figyelembevételénél tér el, ugyanis a NAV álláspontja szerint az igazgatási költségek minden esetben közvetett költségek, így a közvetlen költségként való figyelembevételük nem helyes.

Az anyagköltségek allokációjával kapcsolatos helytelen gyakorlat, amikor a vállalkozás az anyagbeszerzésekhez kötődő számlák összegeit nem a tényleges felhasználás arányában, hanem különböző költséghelyek (amelyek között volt k+f költséghely is) között egyenlő arányban osztotta meg (például három költséghely esetén mindegyik költséghelyre a számla ellenértékének egyharmad része került).

Szintén helytelen gyakorlatot folytattak azok az adózók is, amelyek közvetlen költségként vették figyelembe

– a reprezentációs költségeket,
– csapatépítő vagy képességfejlesztő tréningek költségeit,
– bérelt személygépjárművek bérleti-, fenntartási költségeit,
– a cégautóadót,
– a felügyelőbizottsági tiszteletdíjat,
– a napilapok-, folyóiratok éves előfizetési díját, vagy
– az adótanácsadás összegét.

A projektekre vonatkozóan az irodai berendezésekre, felszerelésekre (asztal, telefon, szék, szekrény stb.) elszámolt értékcsökkenés mellett egyebek mellett olyan jóléti eszközök után elszámolt értékcsökkenést is felosztottak, mint például vízforraló, mikrohullámú sütő, esernyőtartó, hűtőgép, grill, konyhabútor stb.